AI Beleid

Zo gaan wij om met AI

AI zit inmiddels in bijna elk stuk software dat je gebruikt, ook BK IT Solutions maakt gebruik van AI.

Wij vinden dat je moet kunnen begrijpen wat dat betekent voor jouw organisatie en jouw gegevens, zonder dat je daar een jurist voor nodig hebt.

Op deze pagina leggen we uit waarvoor wij AI inzetten, wat we er bewust niet mee doen en hoe we omgaan met de informatie die daarbij wordt verwerkt.

Waarom wij AI gebruiken

Wij zetten AI niet in om mensen te vervangen, maar om slimmer en efficiënter te werken. Door repetitief werk te automatiseren kunnen onze engineers en consultants meer tijd besteden aan persoonlijk contact, complexe vraagstukken, strategisch advies en het oplossen van problemen die om menselijk inzicht vragen.

AI is voor ons een hulpmiddel. Geen vervanging van vakkennis, ervaring en verantwoordelijkheid.

Ons uitgangspunt: de beslissing blijft bij een mens

AI ondersteunt onze medewerkers bij bepaalde werkzaamheden, maar neemt geen eindbeslissingen namens BK IT Solutions. Een AI-systeem kan informatie analyseren, samenvatten, classificeren en voorstellen doen. Het daadwerkelijk wijzigen van systemen, het afsluiten van een melding of het geven van een advies gebeurt altijd onder verantwoordelijkheid van een engineer, consultant of security-specialist van BK IT Solutions.

Onze mensen blijven verantwoordelijk voor de uitkomst. Ook wanneer AI heeft geholpen bij de voorbereiding van het werk.

Waarvoor wij AI gebruiken

Binnen onze dienstverlening zetten wij AI onder andere in voor:

Het herkennen, classificeren en routeren van meldingen zodat deze sneller bij de juiste specialist terechtkomen.
Het samenvatten van lange e-mailwisselingen, ticketgeschiedenis en documentatie.
Het samenvatten van telefoongesprekken.
Het voorbereiden van standaardwerkzaamheden, zoals het aanmaken van gebruikers, aanvragen van licenties of uitvoeren van administratieve handelingen.
Het ondersteunen van engineers bij analyse, troubleshooting en documentatie.
Het opstellen van conceptteksten voor rapportages, kennisartikelen en communicatie.
Het verwerken van informatie uit verschillende bronnen om sneller inzicht te krijgen in situaties of trends.

Wij maken hierbij onder andere gebruik van zakelijke AI-oplossingen zoals Microsoft Copilot en andere professioneel beheerde AI-platformen die voldoen aan onze beveiligings- en compliance-eisen.

Daarnaast helpen wij klanten bij het implementeren van AI binnen hun eigen organisatie. Voor deze dienstverlening kunnen aanvullende afspraken gelden. Wat op deze pagina staat heeft betrekking op het gebruik van AI binnen onze eigen dienstverlening.

Wat wij niet met AI doen

Er zijn ook duidelijke grenzen.

Wij laten AI niet:

Zelfstandig wijzigingen doorvoeren in klantomgevingen zonder controle of goedkeuring van een engineer.
Beslissingen nemen over sollicitanten, medewerkers of klanten.
Wachtwoorden, encryptiesleutels of andere vertrouwelijke toegangsgegevens verwerken.
Beveiligingsincidenten zelfstandig afhandelen zonder betrokkenheid van een security-specialist.
Handelingen verrichten die volgens de Europese AI-verordening (AI Act) verboden zijn, zoals sociale scoring of het afleiden van emoties van medewerkers op de werkvloer.

Wat er met jouw gegevens gebeurt

Om onze dienstverlening te kunnen leveren verwerken wij informatie die afkomstig kan zijn uit meldingen, e-mails, logbestanden, monitoring, apparaten, gebruikersaccounts en documentatie. Wanneer AI wordt ingezet gelden daarvoor dezelfde afspraken als voor onze overige dienstverlening.

Dat betekent onder andere dat:

Jouw gegevens niet worden gebruikt om publieke AI-modellen van leveranciers te trainen.
Wij uitsluitend zakelijke AI-diensten gebruiken waarvoor contractuele afspraken bestaan over privacy, beveiliging en gegevensverwerking.
Wij geen gebruik maken van gratis of persoonlijke AI-accounts voor werkzaamheden binnen onze dienstverlening.
Gegevens uitsluitend worden verwerkt wanneer dit noodzakelijk is voor het leveren van onze diensten.
Verwerking plaatsvindt binnen de Europese Unie of binnen regio’s waarvoor passende juridische en contractuele waarborgen zijn ingericht.
Ingeschakelde leveranciers zijn opgenomen in onze subverwerkerslijst en onderdeel zijn van onze verwerkersdocumentatie.

Bewaartermijnen, privacyrechten en overige informatie over de verwerking van persoonsgegevens vind je in onze privacyverklaring.

Wil je precies weten welke gegevens in jouw situatie worden verwerkt en welke leveranciers daarbij betrokken zijn? Neem dan contact met ons op. Wij kunnen dit inzichtelijk maken.

Hoe wij nieuwe AI oplossingen beoordelen

Voordat wij een nieuwe AI-oplossing inzetten beoordelen wij onder andere:

Waar gegevens worden verwerkt en opgeslagen.
Hoe lang gegevens worden bewaard.
Of gebruik voor modeltraining is uitgesloten.
Welke rechten het systeem krijgt binnen klantomgevingen.
Welke beveiligingsmaatregelen aanwezig zijn.
Of acties achteraf controleerbaar zijn door middel van logging en auditing.
Of menselijk toezicht mogelijk blijft.
Wie verantwoordelijk blijft voor het resultaat.

Onze Security Officer is betrokken bij deze beoordeling.

Deze toetsing maakt onderdeel uit van ons informatiebeveiligingsmanagementsysteem, waarvoor wij ISO 27001 gecertificeerd zijn. Voor organisaties in de zorg houden wij daarnaast rekening met de eisen uit NEN 7510.

Waar relevant stemmen wij onze werkwijze af op de verplichtingen uit de Europese AI-verordening (AI Act).

Onze collega’s weten waar ze mee werken

AI is alleen verantwoord in te zetten als medewerkers begrijpen hoe de technologie werkt en waar de risico’s liggen. Daarom krijgen onze medewerkers richtlijnen, instructies en periodieke training over het verantwoord gebruik van AI.

Collega’s mogen uitsluitend gebruikmaken van AI-toepassingen die door BK IT Solutions zijn beoordeeld en goedgekeurd.

AI in onze communicatie

Onze blogs, rapportages, documentatie en communicatie worden geschreven en beoordeeld door onze medewerkers.

AI kan hierbij worden gebruikt als hulpmiddel voor onderzoek, structuur, samenvattingen of conceptteksten. De inhoudelijke controle, eindredactie en verantwoordelijkheid liggen altijd bij BK IT Solutions.

Wanneer je op onze website of in een klantportaal communiceert met een geautomatiseerde assistent, maken wij duidelijk dat het om een AI-assistent gaat en niet om een mens.

Heb je specifieke wensen rondom AI?

Sommige organisaties hebben aanvullende eisen rondom privacy, compliance of het gebruik van AI.

Heb je specifieke wensen of beperkingen? Bespreek dit met je vaste contactpersoon. Samen bekijken we welke mogelijkheden er zijn en welke gevolgen dit eventueel heeft voor onze dienstverlening.

Vragen over onze AI?

Heb je vragen over deze pagina, onze werkwijze of de manier waarop wij AI inzetten?

Neem gerust contact met ons op. Ook wanneer je documentatie nodig hebt voor een leveranciersbeoordeling, audit, compliance-traject of security review helpen wij je graag verder. Dat doen wij regelmatig voor onze klanten.

Email: privacy@bkitsolutions.nl