Bedrijfsprocessen digitaliseren – 3 voorbeelden uit de praktijk
Digitaliseren en het automatiseren van bedrijfsprocessen is een onderwerp wat bij veel van onze MKB en zorg klanten de nodige interesse wekt. Iedereen heeft het tegenwoordig druk, het digitaliseren van bedrijfsprocessen is bij uitstek geschikt om meer rust en organisatie te creëren in jouw werkdag zodat je toekomt aan nuttig werk in plaats van simpel, repeterend werk. In dit blog delen wij een aantal voorbeelden van processen die wij binnen onze organisatie hebben geautomatiseerd.
Met 7 medewerkers is BK IT Solutions een relatief klein ICT bedrijf met voornamelijk ICT specialisten. Binnen ons vakgebied zijn veel werkzaamheden uitermate geschikt om te automatiseren. Zo beschikken wij voor veel alerts en beheertaken over geautomatiseerde scripts die repeterend werk uit handen nemen. Als MKB bedrijf heb jij hier niet mee te maken omdat je deze taken overlaat aan jouw IT specialist, we zullen hier dan ook niet verder op in gaan.
Als ICT bedrijf hebben wij net als elk ander MKB bedrijf uiteraard ook te maken met administratie. Als medewerker kijk je van binnenuit naar je organisatie, alles loopt zoals het loopt. Het is dan vaak lastig om digitaliseringskansen binnen jouw organisatie te spotten. Hieronder geven we je 5 voorbeelden van processen binnen ons ICT bedrijf die bij de meeste MKB bedrijven voorkomen. Deze processen hebben wij met behulp van cloud software geautomatiseerd. Wij hopen dat deze voorbeelden jou inspireren om deze relatief eenvoudige processen binnen jouw organisatie te automatiseren.
Digitaliseren van de verwerkersovereenkomst
In het kader van de AVG zijn wij als ICT bedrijf verplicht om een verwerkersovereenkomst aan te gaan met onze klanten. Bij de implementatie van de AVG in 2018 verzonden wij onze klanten de verwerkersovereenkomst in PDF formaat met het verzoek deze digitaal te ondertekenen. Een tijdrovend proces voor zowel onze backoffice als voor onze klanten.
Met behulp van Microsoft Power Automate (gratis binnen de meeste Office 365 abonnementen) hebben wij dit proces geautomatiseerd. Op het moment dat wij in ons ERP pakket een nieuwe klant aanmaken wordt er een verzoek verzonden naar SignNow, SignNow is een cloud dienst voor online ondertekenen. In Signnow is een template van onze verwerkersovereenkomst opgenomen met daarin opgenomen variabele velden die Power Automate meestuurt. Denk daarbij aan gegevens als: Bedrijfsnaam, adres, KvK nummer etc.
SignNow maakt de verwerkersovereenkomst template compleet en verstuurd vervolgens een e-mail naar de klant met het verzoek om onze digitale verwerkersovereenkomst te ondertekenen. Resultaat: Elke klant beschikt over een ondertekende verwerkersovereenkomst zonder dat dit onze klanten of onze backoffice veel tijd kost.
Automatische koppeling met de boekhoudapplicatie
Voor onze Financiële administratie maken wij gebruik van 3 verschillende pakketten. Ons ERP pakket is daarbij het meest belangrijke pakket, onze ICT specialisten gebruiken dit o.a. voor tijdsregistratie en onze contracten zijn hierin opgenomen. Elke maand versturen wij dan ook een factuur vanuit ons ERP pakket.
Voor de boekhouding maken wij gebruik van Exact Online, wij versturen dus geen facturen vanuit Exact maar het is uiteraard wel van belang dat de verkoopfacturen in Exact Online zijn opgenomen. Ook dit proces is bij ons geautomatiseerd. Met behulp van Power Automate worden elke nacht verkoopfacturen vanuit ons ERP pakket opgehaald en ingeladen in Exact Online.
Automatisch debiteurenbeheer
Veel onze MKB klanten hebben een administratief medewerker in dienst die het debiteurenbeheer onder verantwoording heeft. Facturen versturen, klanten aanmanen geen favoriete bezigheid en in het geval van laat betalende klanten kost het ook nog eens veel negatieve energie. Wij hebben er daarom voor gekozen om het debiteurenbeheer volledig te automatiseren met behulp van Payt. Payt is gekoppeld aan Exact Online en ons ERP pakket zodat data automatisch wordt ingelezen. Payt verstuurd de eerste factuur en indien de klant dat wenst wordt de betaling automatisch georganiseerd met behulp van IDEAL of automatische incasso.
Blijft een betaling na de afgesproken termijn uit? Dan stuurt Payt automatisch een herinnering. Wij hebben Payt gekoppeld aan Microsoft Teams. Is na de laatste herinnering nog steeds niet betaald? Dan ontvangen wij vanuit Teams een bericht dat het tijd is om telefonisch contact op te nemen met de klant. Resultaat: Facturen worden sneller betaalt en debiteurenbeheer kost ons nauwelijks nog tijd.
Hebben we je kunnen inspireren met 1 van bovenstaande voorbeelden? Onze ICT specialisten zijn gek op het implementeren van slimme ICT toepassingen en denken graag mee hoe jouw bedrijf slimmer kan werken. Neem gerust contact met ons op of plan direct een afspraak met een ICT adviseur.
