Betaal je niet te veel voor je Microsoft licenties?
Sinds de introductie van Microsoft 365 heeft werken in de cloud een enorme vlucht genomen. Voor veel organisaties vormt Microsoft 365 de basis van hun ICT-omgeving. In de afgelopen tien jaar zijn er veel functionaliteiten toegevoegd aan Microsoft 365. Denk bijvoorbeeld aan de introductie van Microsoft Teams in 2017, een communicatieplatform dat na de COVID-periode niet meer weg te denken is binnen elke organisatie.
Helaas gingen deze extra functionaliteiten ook gepaard met prijsverhogingen en verplichtingen. Zo introduceerde Microsoft in 2022 het NCE-licentiemodel, verhoogde het in 2023 de prijs van al hun licenties en heeft het voor 1 april 2025 opnieuw een prijsverhoging aangekondigd.
NCE-licentiemodel
Voor 1 maart 2022 waren Microsoft-licenties dagelijks opzegbaar (legacy-licentiemodel), wat een Microsoft 365-omgeving erg schaalbaar en flexibel maakte. Heb je volgende week voor een project tijdelijk tien extra medewerkers nodig? Geen probleem! De licenties werden pro rata per dag aan de klant doorbelast.
Na 1 maart 2022 introduceerde Microsoft het ‘New Commerce Experience’ (NCE) licentiemodel. Kort gezegd zijn er onder NCE twee licentievormen: jaarlijks opzegbaar en maandelijks opzegbaar. Beide varianten worden automatisch met dezelfde periode (jaar of maand) verlengd na de contractdatum. Het maandelijks opzegbare model biedt meer flexibiliteit, maar is wel 20% duurder.
Controleer je licenties
Doordat het NCE-licentiemodel in maart 2022 is geïntroduceerd, zijn destijds de legacy-licenties omgezet naar NCE-jaarlicenties. Dit betekent dat voor veel organisaties de cruciale NCE-datum nadert. Gedurende deze periode heb je als klant zeven dagen de tijd om je jaarlicenties te verminderen. Na deze periode worden licenties automatisch met een jaar verlengd.
Onze tips
- Zorg ervoor dat je offboarding-procedure goed is ingericht, zodat accounts van voormalige medewerkers tijdig worden gedeactiveerd. Zo voorkom je onnodige kosten voor extra licenties.
- Voer tijdens de NCE-datum een extra handmatige controle uit om te controleren of alle accounts met een licentie daadwerkelijk nog in gebruik zijn.
- Combineer jaarlicenties en maandlicenties om flexibel te blijven bij veranderingen, terwijl je profiteert van de korting op jaarlicenties. Heb je 50 accounts? Neem dan 45 jaarlicenties en 5 maandlicenties.
Benut de mogelijkheden van Microsoft 365
Eigenlijk nog belangrijker dan bovenstaande: benut je alle mogelijkheden van jouw Microsoft 365-licenties? Controleer welke Microsoft-licentie je hebt en vraag jezelf af:
- Maak je optimaal gebruik van Microsoft Teams in jouw organisatie?
- Gebruik je OneDrive en SharePoint om (samen) te werken aan bestanden of maakt jouw organisatie nog gebruik van een traditionele mappenstructuur?
- Maak je gebruik van de beveiligingsmogelijkheden van Microsoft 365, zoals voorwaardelijke toegang en Endpoint antivirus, of neem je nog extra diensten af voor DUO MFA of een andere antivirusscanner?
Hoe helpt BK IT Solutions haar klanten?
Ben je klant van BK IT Solutions? Dan ontvang je automatisch een bericht wanneer een account 30 dagen inactief is geweest. Dit kan een reden hebben omdat de betreffende medewerker langdurig afwezig is, maar vaak zien wij dat de medewerker niet op de juiste manier uit dienst is gemeld.
Heb je overtollige licenties? Wij schakelen deze tijdens jouw NCE-periode automatisch terug naar het aantal dat je daadwerkelijk gebruikt.
Wil je ook proactief op de hoogte gehouden worden over het optimaal gebruik van je Microsoft-licenties? Training over het gebruik van Microsoft Teams op de juiste manier of een best-practice integratie van de Microsoft Security-diensten zodat je niet langer hoeft te betalen voor een aparte virusscanner? Maak dan een afspraak met ons voor een gratis en vrijblijvend ICT advies.
