Hoe zorg je ervoor dat Copilot altijd werkt volgens jouw huisstijl?

Je kent het waarschijnlijk wel, iemand vraagt Microsoft Copilot om een presentatie voor een klantgesprek, interne sessie of managementoverleg. Binnen een paar minuten staan er twintig dia’s klaar met een logisch verhaal, een nette structuur en passende afbeeldingen. Dat klinkt als een enorme tijdsbesparing, totdat iemand van marketing de presentatie opent. De kleuren kloppen niet helemaal. Het logo staat op de verkeerde plek. De afbeeldingen voelen generiek. De gebruikte lettertypes zijn niet dezelfde als in de rest van de organisatie. En de grafieken zien er anders uit dan in eerdere presentaties.

Vervolgens begint het echte werk. Iemand gaat dia voor dia aanpassen totdat alles weer aansluit op de huisstijl. De tijd die AI heeft bespaard, verdwijnt alsnog in de opmaak. Microsoft heeft daar inmiddels een oplossing voor: Brand Kits. Op het eerste gezicht lijkt dat misschien op de Office-templates die veel organisaties al gebruiken. Maar er zit een belangrijk verschil tussen.

Wat is het verschil met Office Templates?

Al jarenlang kun je binnen Microsoft 365 Word- en PowerPoint-sjablonen centraal beschikbaar maken voor medewerkers als template. Dat blijft gewoon belangrijk. Sterker nog: met de komst van Brand Kits worden goede templates alleen maar waardevoller. Een Brand Kit vervangt jullie templates niet, maar bouwt erop verder.

Een template bepaalt vooral hoe een document of presentatie eruitziet. Denk aan de layouts, lettertypes, kleuren en voorbeeldpagina’s. Copilot gebruikt die templates als basis bij het genereren van nieuwe content. Een Brand Kit gaat een stap verder. Daarin leg je niet alleen de opmaak vast, maar ook welke logo’s gebruikt mogen worden, welke beeldstijl bij jullie merk past, welke iconen zijn toegestaan, hoe grafieken eruit horen te zien en zelfs welke tone of voice bij jullie organisatie hoort.

Zie een template als de fundering van een huis. De Brand Kit zorgt ervoor dat alles wat daarop gebouwd wordt ook daadwerkelijk aanvoelt als jullie merk.

En misschien nog wel belangrijker: hoe beter jullie bestaande templates zijn ingericht, hoe beter Copilot presteert. Een template met sterke voorbeeldpagina’s geeft Copilot veel meer context dan een template met alleen een titelpagina en een lege inhoudsdia. Goede templates waren altijd al waardevol, maar in het AI-tijdperk worden ze nog belangrijker.

Het echte probleem is niet de presentatie

Veel organisaties kijken bij AI vooral naar snelheid. Hoe snel kan iemand een presentatie maken? Hoe snel kan een document geschreven worden? Hoe snel kan er een voorstel worden opgesteld? Maar snelheid is slechts de helft van het verhaal.

De andere helft is consistentie. Vroeger werd de meeste externe communicatie gemaakt door marketing of communicatie. Tegenwoordig kan iedere medewerker met Copilot binnen enkele minuten een presentatie, document, flyer of voorstel maken.

Dat levert veel voordelen op, maar ook een nieuw risico: Als iedereen content maakt, hoe zorg je er dan voor dat iedereen hetzelfde merk vertegenwoordigt? Want zonder duidelijke kaders ontstaat er langzaam een wildgroei aan varianten. Andere kleuren, andere beeldstijlen, verschillende logo’s en uiteenlopende manieren van communiceren. Hoe meer mensen AI gebruiken, hoe sneller dat gebeurt.

Wat is een Brand Kit?

Een Brand Kit is eigenlijk jullie merk, vastgelegd op een manier die Copilot begrijpt. Niet als pdf-bestand ergens op SharePoint dat niemand opent, maar als een centrale verzameling richtlijnen die Copilot actief gebruikt tijdens het creëren van content. In een Brand Kit leg je bijvoorbeeld vast:

• Welke logo’s gebruikt mogen worden
• Welke kleurcodes bij het merk horen
• Welke lettertypes gebruikt moeten worden
• Welke PowerPoint-templates de basis vormen
• Welke afbeeldingen en iconen passen bij jullie organisatie
• Hoe grafieken eruit horen te zien
• Welke toon en schrijfstijl bij het merk past

Op basis daarvan kan Copilot veel beter aansluiten op de uitstraling van jullie organisatie. Heb je al een merkhandboek? Dan kun je dat gebruiken als uitgangspunt. Microsoft kan veel elementen herkennen en verwerken, waarna je alleen nog hoeft te controleren en bij te sturen.

Een praktijkvoorbeeld

Stel dat een accountmanager een presentatie maakt voor een klant. Zonder Brand Kit kiest Copilot zelf afbeeldingen, kleuren en grafiekstijlen. De presentatie ziet er prima uit, maar voelt niet echt als jullie organisatie.

Met een Brand Kit gebruikt Copilot direct de juiste kleuren, het juiste logo, de gewenste beeldstijl en de opmaak die vooraf is vastgesteld.

Van corrigeren achteraf naar kloppen vanaf het begin

Dit is misschien wel de belangrijkste winst. Zonder Brand Kit ontstaat er vaak een situatie waarin marketing of communicatie fungeert als controlemechanisme. Alles moet achteraf gecontroleerd worden voordat het naar klanten gaat.

Dat kost tijd en meestal is niet het meest waardevolle werk, een Brand Kit verschuift die controle naar voren. In plaats van achteraf corrigeren, krijgt Copilot vooraf richtlijnen mee. Daardoor wordt merkconform werken een eigenschap van het proces zelf.

Marketing kan zich dan bezighouden met campagnes, positionering en contentstrategie in plaats van het controleren van kleurcodes en lettertypes.

En hoe zit het met schrijfstijl en tone of voice?

Ga je aan de slag met Microsoft Copilot? Dan is het vastleggen van je tone of voice eigenlijk één van de eerste dingen om over na te denken. Je wilt immers niet dat iedere medewerker teksten laat schrijven in een andere stijl. Over hoe je jouw persoonlijke tone of voice kunt instellen in Copilot schreven we eerder al een uitgebreide FAQ: Hoe stel je jouw eigen tone of voice in Microsoft Copilot?

Maar hoe werkt dat op organisatieniveau? Kun je met Copilot Brand Kits ervoor zorgen dat alle collega’s dezelfde schrijfstijl gebruiken?

Het korte antwoord is: gedeeltelijk.

Een Brand Kit kan naast kleuren, logo’s en templates ook richtlijnen bevatten over hoe jullie organisatie communiceert. Denk aan kenmerken als persoonlijk, deskundig, toegankelijk of juist formeel. Copilot gebruikt deze informatie wanneer het nieuwe presentaties, documenten, posters of andere content maakt.

Verwacht alleen geen magische knop die ervoor zorgt dat iedere tekst automatisch perfect in jullie stijl geschreven wordt. Een Brand Kit helpt Copilot de juiste richting op, maar dwingt niets af. Voor organisaties waar veel offertes, voorstellen of klantcommunicatie worden geschreven, kan een aanvullende Copilot-agent met specifieke schrijfrichtlijnen daarom een logische volgende stap zijn.

Dit is vaak de eerste vraag van marketeers. De merkstem uit de Brand Kit wordt meegenomen wanneer Copilot nieuwe content maakt. Denk aan presentaties, documenten, banners of andere creatieve uitingen. Daardoor voelt de output beter aan alsof deze vanuit jullie organisatie komt.

Tegelijkertijd is het goed om realistische verwachtingen te hebben. Een Brand Kit is geen magische schrijfstijlknop die alle teksten binnen Microsoft 365 automatisch omzet naar jullie tone of voice. Op dit moment ligt de grootste invloed vooral bij presentaties, documenten en creatieve content. Voor dagelijkse e-mails, korte herschrijvingen en chatgesprekken is die invloed beperkter.

Daarnaast werk je met richtlijnen, niet met harde regels. Als je bijvoorbeeld vastlegt dat jullie organisatie “warm, direct en zonder jargon” communiceert, helpt dat Copilot om betere keuzes te maken. Maar het garandeert niet dat iedere zin exact klinkt zoals jullie marketingafdeling hem zou schrijven.

Organisaties die veel waarde hechten aan een consistente schrijfstijl kiezen daarom vaak voor een aanvullende oplossing, zoals een eigen AI-assistent die getraind wordt op bestaande offertes, voorstellen en klantcommunicatie.

Werken met meerdere merken

Niet iedere organisatie heeft maar één merk. Misschien werk je met verschillende productlijnen, dochterondernemingen of heb je recent een organisatie overgenomen. Met Microsoft Brand Kits kun je voor ieder merk een eigen set richtlijnen aanhouden. Inclusief eigen logo’s, kleuren, templates, beeldmateriaal en tone of voice.

Maakt een medewerker een presentatie voor merk A? Dan gebruikt Copilot automatisch de richtlijnen van dat merk. Werkt dezelfde medewerker later voor merk B? Dan worden de bijbehorende huisstijlregels toegepast. Zo voorkom je dat merken door elkaar gaan lopen en blijft iedere uiting consistent.

Waar staan de bestanden?

Een Brand Kit betekent niet dat je opnieuw logo’s, afbeeldingen en templates hoeft te verspreiden binnen de organisatie. Sterker nog: de meeste organisaties hebben deze bestanden al opgeslagen in SharePoint of Microsoft 365. Een Brand Kit kan naar die centrale bronnen verwijzen.

Daardoor werkt iedereen automatisch met de meest actuele versies. Nieuwe logo’s, aangepaste templates of bijgewerkte afbeeldingen zijn direct beschikbaar zonder dat medewerkers zelf bestanden hoeven te downloaden of op te slaan.

Wat heb je nodig om te beginnen?

De inrichting van een Brand Kit is verrassend eenvoudig. In de basis heb je drie dingen nodig:

• Microsoft Copilot-licenties
• Een aangewezen merkbeheerder
• Bestaande merkmaterialen, zoals logo’s, templates en eventuele huisstijlrichtlijnen

Heb je al een merkhandboek? Dan ben je vaak grotendeels klaar. Copilot kan veel van deze informatie automatisch verwerken, waarna je alleen nog controleert en aanvult waar nodig.

Zodra de Brand Kit is gepubliceerd, kunnen medewerkers deze direct gebruiken binnen Copilot Create. Bij het maken van een presentatie, infographic, banner of afbeelding kiezen zij simpelweg de juiste merkenset. Copilot houdt vervolgens automatisch rekening met de vastgelegde kleuren, logo’s, templates en beeldstijl.

Daardoor hoeft niemand meer na te denken over welke template gebruikt moet worden of welke versie van het logo de juiste is. De huisstijl wordt onderdeel van het creatieproces in plaats van een controle achteraf.

Is een Brand Kit de moeite waard?

Als steeds meer medewerkers Copilot gebruiken, wordt merkconsistentie een steeds grotere uitdaging. Niet omdat mensen bewust afwijken van de huisstijl, maar omdat AI zonder duidelijke richtlijnen simpelweg zijn eigen keuzes maakt.

Een Microsoft Brand Kit helpt om die richtlijnen centraal vast te leggen. Niet alleen voor PowerPoint-presentaties, maar voor alle content die met Copilot wordt gemaakt. Daardoor besteed je minder tijd aan corrigeren achteraf en ontstaat er meer ruimte voor werkzaamheden die daadwerkelijk waarde toevoegen.

Gebruiken jullie Microsoft Copilot al en wil je weten of Brand Kits interessant zijn voor jullie organisatie? Dan kijken we graag mee naar de mogelijkheden, de benodigde licenties en de kwaliteit van de bestaande templates. Want juist die templates vormen nog steeds de basis voor een goed resultaat.