Even voorstellen: Onze nieuwe AI assistant James

De ontwikkelingen rondom AI binnen de MKB markt kunnen je niet ontgaan zijn. Microsoft Copilot, ChatGPT en OpenAI zijn alle drie diensten die bijna dagelijks het nieuws hebben gehaald. Wat ons betreft niet onterecht gezien de kansen en mogelijkheden die er zijn op het gebied van productiviteit. Ook binnen BK IT Solutions zijn we druk bezig met het verkennen van de mogelijkheden rondom AI. Hoe kunnen we dit succesvol inzetten bij ons klanten maar ook voor onszelf? Eind vorig jaar zijn we begonnen met het bouwen van onze interne AI assistant: James Bot. We stellen je graag voor aan onze nieuwe assistant, leggen je uit welke mogelijkheden er nu al zijn en hoe onze klanten daarvan profiteren.

James Bot

Een aantal maanden geleden zijn we begonnen met het onderzoeken van optimalisatie mogelijkheden binnen onze dienstverlening. Het persoonlijke karakter van onze dienstverlening is het meest gewaardeerd binnen onze klantenkring. Klanten kennen ons bij naam en gezicht en andersom. Dit willen we ook graag zo houden, dus waarom dan een AI assistant?

Standaard wijzigingen

Een groot gedeelte van de dagelijkse werkzaamheden bestaat voor onze medewerkers uit het doorvoeren van standaard wijzigingen. Een standaard wijziging omvat meestal een kleine wijziging waar een standaard procedure voor klaar ligt om deze wijziging door te voeren. Voorbeelden van standaard wijzigingen bij onze klanten zijn het aanmaken van accounts voor nieuwe collega’s, het installeren van bepaalde software of het aanpassen van rechten op folders of mailboxen, zoals hieronder weergegeven:

De afgelopen maanden hebben we een aanzienlijke tijdswinst kunnen besparen door deze processen te automatiseren met behulp van James Bot.

Verbeteren van de klant ervaring

Efficiënter werken en de ervaring van onze dienstverlening verbeteren zijn voor ons de belangrijke pijlers geweest om te investeren in een AI assistant James. Door het automatiseren van standaard wijzigingen kunnen we de doorlooptijd van wijzigingen drastisch naar beneden brengen.

Een ander aspect van de beleving is voor ons het proactief informeren van onze (eind) klanten. Zo rapporteert James maandelijks over accounts die nog actief zijn maar langere tijd niet zijn ingelogd. Dit kan duiden op een medewerker die uit dienst is maar niet correct is afgemeld. Zo worden er automatisch rapportages verstuurd met overzicht van toegekende rechten en informeren we eindgebruikers wanneer hun mailbox bijna vol zit. Vanuit de notificatie kan het online archief worden ingeschakeld of een aanvraag worden gedaan voor een grotere mailbox licentie.

De techniek achter onze assistant

Op het moment dat klanten een ticket aanmaken wordt deze automatisch geanalyseerd door James Bot. Na analyse kan de prioriteit van het ticket verhoogd worden en kan James gerelateerde documentatie toevoegen aan het ticket. Hierbij kan er gevoelige informatie verwerkt worden waardoor security bij de ontwikkeling prioriteit is geweest.

Voor het ontwikkelen van James Bot hebben we gebruik gemaakt van een eigen software platform gecombineerd met Microsoft Azure OpenAI. Hoe meer data een AI assistant kan generen, hoe slimmer deze wordt. Een belangrijke eigenschap van Azure OpenAI is dat de verwerkte data ook daadwerkelijk in je eigen Microsoft omgeving blijft.

Bij Azure OpenAI betaal je per transactie aan de hand van welke AI model wordt gebruikt. Om de kosten beheersbaar te houden hebben we gekozen voor de GPT3.5 Ultra techniek. Deze techniek is voor in de praktijk slim genoeg geweest en is stuk betaalbaarder dan de nieuwe GPT4.0 techniek. In de toekomst kunnen we ervoor kiezen om James Bot nog een stuk slimmer te maken, simpelweg door te upgraden naar Azure OpenAI GPT4.0 .

De toekomst?

Continu blijven innoveren en zoeken naar betere oplossingen is onderdeel van ons DNA. 2-wekelijks hebben we een zogenaamd automation overleg en bespreken we nieuwe functionaliteiten en verbeteringen die we kunnen doorvoeren. We betrekken daarbij graag de feedback vanuit onze klanten en horen graag welke taken we voor jou kunnen automatiseren om onze dienst voor jou beter te maken.

Security en onze persoonlijk dienstverlening zijn voor ons heel erg belangrijk geweest bij het ontwikkelen van de assistant. Door te combineren zijn we in staat om :

  • De doorlooptijd van standaard wijzigingen te reduceren,
  • Onze medewerkers kunnen meer tijd besteden aan complexere uitdagingen,
  • We kunnen onze klanten proactief informeren we hun IT security verhogen en onnodige kosten voorkomen.

AI assistant handig voor jouw organisatie?

Ben je benieuwd of een AI assistant James ook interessant is voor jouw organisatie? We denken graag met je mee hoe je processen kan digitaliseren.

Wanneer je nog geen klant bent van BK IT Solutions leggen we je graag uit hoe onze collega’s samen met onze assistant jouw ICT-omgeving nog beter en veiliger kunnen maken. Neem gerust contact met ons op.