Hoe bouw je een agent in Microsoft 365 Copilot?

Een agent bouw je met Agent Builder in de Microsoft 365 Copilot-app, zonder te programmeren. Je legt één keer vast wat de agent moet doen, welke instructies hij volgt en uit welke bestanden hij mag putten. Daarna vraag je alleen nog “maak het rapport van september” en krijg je elke maand hetzelfde soort resultaat. Reken op ongeveer een uur voor de eerste versie, plus een paar testrondes.

Hieronder bouwen we als voorbeeld een rapportage-agent in zes stappen.

Wanneer heb je zo’n agent nodig, en wanneer niet?

Maak je elke maand hetzelfde soort rapport? Een projectrapportage voor het MT, een maandoverzicht voor een klant, een overzicht van openstaande facturen. Dan weet je hoe het gaat: elke keer vertel je Copilot opnieuw welke hoofdstukken erin moeten, hoe lang de samenvatting mag zijn en uit welke documenten de cijfers moeten komen. Vergeet je een instructie, dan ziet het resultaat er ineens anders uit dan vorige maand.

Precies daarvoor is een agent bedoeld. Het rapport van maart ziet er dan hetzelfde uit als dat van februari. Alleen de cijfers verschillen.

Een agent loont pas als je dezelfde instructies elke week of maand opnieuw zou typen. Een opdracht die je twee keer per jaar geeft, bewaar je net zo goed als prompt in een notitie. Wij zien bij klanten regelmatig dat een goed opgeslagen prompt al genoeg is. Twijfel je welk hulpmiddel past, kijk dan naar de verschillen tussen Copilot Chat, Agent Builder en Copilot Studio.

Andere taken die zich hiervoor lenen: een notulist die aantekeningen omzet naar besluiten en actiepunten, een offerte-assistent die conceptteksten schrijft volgens jullie richtlijnen, of een vertaalagent die jullie vaste termen aanhoudt.

Wat bedoelen we hier met een agent?

Het woord agent wordt voor van alles gebruikt, van een chatbot tot software die zelf e-mails verstuurt en tickets aanmaakt. Die zelfstandige variant laten we hier links liggen; lees daarvoor ons artikel Wat is een AI-agent?. In dit stuk bedoelen we iets eenvoudigers: een Copilot die je één keer instelt voor één taak.

Wat heb je nodig?

Agent Builder zit in de Microsoft 365 Copilot-app: het werk-tabblad in Teams of microsoft365.com/chat. Op je telefoon werkt het niet. Dit is iets anders dan de Copilot-knop in Word of Outlook.

Een agent met alleen instructies kun je ook zonder Copilot-licentie bouwen, met Copilot Chat. Wil je SharePoint-mappen, Excel-bestanden of Teams-vergaderingen als bron koppelen, dan heb je een Microsoft 365 Copilot-licentie nodig, of pay-as-you-go via Copilot Credits. Die licentie betaal je per medewerker per maand. Voor de rapportage-agent hieronder heb je dus die licentie nodig. Twijfel je of jullie die hebben? Vraag het aan je IT-beheerder, of aan ons.

Over de veiligheid van je bestanden: de agent kijkt met jouw rechten. Een collega met wie je de agent deelt, ziet alleen wat hij in SharePoint toch al mag openen. Mag een monteur de projectmarges niet zien, dan ziet hij ze via de agent ook niet. Wel blijft de vraag wie de agent beheert, daar komen we aan het eind op terug.

Bouwen kan iemand van de administratie of een projectleider zelf. Je hoeft niets te installeren en IT hoeft niets aan te zetten, zolang de licentie er is.

Stap 1. Open Agent Builder

Open de Microsoft 365 Copilot-app en kies in het linkerpaneel Nieuwe agent. Je kunt nu op drie manieren beginnen:

• in gewone taal beschrijven wat de agent moet doen;
• direct naar de configuratie springen en zelf de velden invullen;
• een sjabloon kiezen.

Beschrijven en Configureren staan naast elkaar. Alles wat je in gewone taal beschrijft, zie je meteen terug in de velden, en daar kun je het aanscherpen. Beschrijven werkt alleen als je Microsoft 365 op een ondersteunde taal staat; anders vul je de velden zelf in.

Voor een rapportage-agent raden wij aan om in elk geval de velden zelf na te lopen. Je weet precies welke opbouw en bronnen je wilt, en zo weet je zeker dat ze letterlijk worden overgenomen.

Stap 2. Geef je agent een naam en beschrijving

Kies een naam die meteen duidelijk maakt wat de agent doet, maximaal 30 tekens. “Projectrapportage” werkt beter dan “Mijn agent 1”.

In de beschrijving leg je in één of twee zinnen uit waarvoor je de agent gebruikt. Bijvoorbeeld:

Stelt een maandelijkse projectrapportage op volgens ons vaste format. Gebruikt hiervoor de informatie uit de projectmap en zet deze om in een overzichtelijke rapportage voor het MT.

Welke hoofdstukken erin moeten, de schrijfstijl en de werkwijze zet je hier nog niet neer. Die komen in de volgende stap, bij de instructies.

Stap 3. Leg de opdracht en de eisen aan het rapport vast in de instructies

Dit is het belangrijkste onderdeel, en de plek waar het bij klanten meestal misgaat: met een instructie van één regel krijg je elke maand een ander rapport. Bij Instructies beschrijf je daarom precies wat de agent moet doen, hoe het rapport eruit moet zien en wat hij juist niet mag. Je hebt 8.000 tekens, dus ruimte genoeg.

Een voorbeeld dat je kunt overnemen:

Je stelt de maandelijkse projectrapportage op voor het managementteam. De gebruiker geeft aan over welk project en welke maand het rapport gaat.

Opbouw van het rapport, altijd in deze volgorde:

• Samenvatting: maximaal 5 zinnen, geschikt voor iemand die alleen de samenvatting leest.
• Status: een tabel met de kolommen Onderdeel, Status en Toelichting. Gebruik voor de status alleen: Op schema, Risico of Vertraagd.
• Voortgang: wat is er deze maand uitgevoerd en opgeleverd?
• Risico’s en issues: benoem per risico of issue de impact en wie de eigenaar is.
• Planning: wat staat er voor de volgende maand gepland?
• Besluiten: welke besluiten of input zijn nodig van het MT?

Bronnen:

• Gebruik alleen de documenten uit de gekoppelde projectmap en de notulen van de projectoverleggen.
• Vermeld bij belangrijke cijfers en afspraken uit welk document de informatie komt.
• Verzin nooit cijfers, datums, afspraken of namen.
• Staat informatie niet in de beschikbare bronnen? Zet dan [ONTBREEKT] op die plek.

Schrijfstijl:

• Schrijf in zakelijk en helder Nederlands, zonder marketingtaal.
• Gebruik korte alinea’s en houd het rapport bondig.
• Schrijf natuurlijk en vermijd algemene of overdreven AI-formuleringen.

Die vierkante haken rond [ONTBREEKT] typ je letterlijk zo over. Ze zorgen dat een gat in het rapport opvalt in plaats van dat Copilot er zelf iets invult.

Schrijf je instructies alsof je een nieuwe collega uitlegt hoe het rapport gemaakt moet worden. Wees concreet over de opbouw, en vertel ook wat de agent niet moet doen. Moet het rapport klinken als jullie eigen teksten? Bekijk dan hoe je je eigen schrijfstijl in Copilot vastlegt.

Kies bij Model de modus Think deeper als de agent veel bronnen moet combineren. Wil je tabellen of grafieken in het rapport, zet dan Create documents, charts, and code aan.

Stap 4. Koppel de bronnen

Bij een rapportage-agent bepaalt dit onderdeel of het rapport klopt. Koppel je niets, dan put Copilot uit alles waar jij toegang toe hebt, en dat is zelden wat je in een projectrapport wilt. Bij Kennis geef je aan welke informatie de agent mag gebruiken. Voor onze rapportage-agent koppelen we:

• de SharePoint-map waarin alle projectdocumentatie staat;
• een Excel-bestand met de urenregistratie, planning of het budget;
• de notulen van de projectoverleggen uit Teams;
• een goed rapport van een eerdere maand, als voorbeeld van opbouw en stijl.

Houd de bronnen zo klein mogelijk. Koppel liever alleen de projectmap dan een complete SharePoint-omgeving, dan komt er minder ruis in het rapport. Per agent kun je maximaal 100 SharePoint-bestanden, 50 OneDrive-bestanden en 20 geüploade bestanden koppelen. Zet Excel-data bij voorkeur op één werkblad. Net toegevoegde bestanden staan even op Preparing voordat de agent ze gebruikt.

Heeft je agent geen informatie van internet nodig? Zet dan bij Kennis de schakelaar Search all websites uit. Anders kan er zomaar een cijfer van een willekeurige website in je MT-rapport belanden. Zet daarnaast Only use specified sources aan, zodat de agent voor opzoekvragen alleen jouw projectmap gebruikt. Helemaal uitsluiten dat de agent op algemene kennis terugvalt kan Agent Builder niet; daarvoor heb je Copilot Studio nodig.

Stap 5. Voeg startprompts toe

Startprompts (in het Engels: starter prompts) zijn knoppen waarmee je collega’s de agent met één klik een opdracht geven, zonder zelf iets te typen. Per prompt vul je een naam en de daadwerkelijke tekst in. Voor de rapportage-agent:

• “Maak de rapportage van deze maand”
• “Maak alleen de samenvatting voor het MT”
• “Welke informatie ontbreekt nog voor het rapport?”

Vooral die laatste is handig. Zo laat je de agent eerst controleren of alle informatie er is, voordat je het rapport laat maken. Zoek je ideeën voor andere opdrachten, dan helpen tien Copilot-prompts die je direct kunt gebruiken.

Stap 6. Test je agent

Via Try it (Uitproberen) test je de agent voordat je hem opslaat. Dat kan zodra naam, beschrijving en instructies zijn ingevuld. Een goede test: laat een rapport maken over een maand waarvan je het definitieve rapport al hebt, en leg ze naast elkaar.

Niet tevreden? Pas de instructies aan en test opnieuw. Vaak zijn twee of drie rondes nodig. Wat we vaak moeten bijstellen:

• De hoofdstukken staan niet in de juiste volgorde: nummer ze in de instructies en schrijf erbij dat die volgorde altijd geldt.
• De agent vult ontbrekende informatie zelf in: zet expliciet in de instructies dat hij dan [ONTBREEKT] moet schrijven.
• Het rapport wordt te lang: geef per hoofdstuk een maximale lengte mee.
• De opmaak wisselt: voeg een bestaand, goed rapport toe als kennisbron én schrijf in de instructies dat de agent dat rapport als voorbeeld voor opbouw en schrijfstijl moet gebruiken. Alleen toevoegen is niet genoeg, de agent moet weten waarvoor het dient.

En dan: delen en beheren

Werkt de agent naar wens? Deel hem dan met het projectteam via Delen rechtsboven. Spreek meteen af wie de instructies beheert. Over een jaar wil je niet dat drie collega’s elk een eigen versie hebben die net iets anders rapporteert. Groeit het aantal agents, dan regelt Agent 365 wie overzicht houdt over alle agents in je organisatie.

Wil je samen kijken welke terugkerende klus bij jullie als eerste een agent verdient? Dat doen we in Copilot Coach. We pakken jouw eigen werkweek als vertrekpunt en bouwen de eerste agent samen, zodat je daarna de volgende zelf kunt maken. Wat de licenties voor jullie kosten, nemen we daarin mee.