Heeft Microsoft 365 een back-up nodig?
Veel organisaties gaan ervan uit dat Microsoft automatisch een volledige back-up van Microsoft 365 zakelijk maakt. Dat lijkt logisch, want je gegevens staan in de cloud. Toch ligt de verantwoordelijkheid voor het beschermen en terughalen van gegevens uiteindelijk bij de organisatie zelf. Microsoft zorgt ervoor dat het platform beschikbaar blijft, maar adviseert klanten om zelf een back-upstrategie te hebben voor het geval gegevens verloren gaan door menselijk handelen, ransomware of andere incidenten.
Daarom combineren wij bij BK IT Solutions Microsoft 365 altijd met Microsoft 365 Backup binnen onze Managed Services dienstverlening zonder dat je dit als een losse dienst hoeft af te nemen.
Waarom is de prullenbak geen back-up?
Microsoft 365 bevat verschillende herstelmogelijkheden. Bestanden kunnen tijdelijk worden teruggehaald uit de prullenbak en verwijderde e-mails blijven nog enige tijd beschikbaar.
Dat is handig voor een snelle herstelactie, maar het is geen volwaardige back-up.
In de praktijk zien we regelmatig situaties waarbij gegevens pas weken of zelfs maanden later nodig blijken te zijn:
- Een medewerker verwijdert per ongeluk een projectmap.
- Een mailbox wordt verwijderd nadat een collega uit dienst gaat.
- Bestanden worden overschreven of aangepast en de fout wordt pas later ontdekt.
- Ransomware versleutelt bestanden die vervolgens worden gesynchroniseerd naar OneDrive of SharePoint.
- Een medewerker verwijdert bewust gegevens vlak voor vertrek.
In zulke situaties zijn de standaard bewaartermijnen vaak verstreken en is herstel niet meer mogelijk.
Hoe regelt BK IT Solutions de back-up van Microsoft 365?
Bij BK IT Solutions wordt Microsoft 365 dagelijks geback-upt naar een extern datacenter in Frankfurt.
Deze back-up staat volledig los van Microsoft zelf. Hierdoor beschik je altijd over een extra kopie van je gegevens, ook in het uitzonderlijke geval dat Microsoft-diensten tijdelijk niet beschikbaar zijn.
Wij maken onder andere een back-up van:
- Exchange Online (e-mail en agenda’s)
- OneDrive
- SharePoint Online
- Microsoft Teams
Hiermee kunnen complete omgevingen worden hersteld, maar ook individuele e-mails, bestanden, Teams-kanalen of mappen.
Hoelang bewaren jullie de back-ups?
Binnen onze standaard dienstverlening hanteren wij een bewaartermijn van één jaar.
Voor organisaties die moeten voldoen aan specifieke wet- en regelgeving, certificeringen of interne bewaarbeleidsregels kunnen wij deze retentie uitbreiden.
Denk bijvoorbeeld aan organisaties die te maken hebben met:
- Fiscale bewaarplichten
- ISO 27001
- NIS2
- Interne compliance-eisen
We stemmen de bewaartermijn af op de eisen van jouw organisatie.
Wat gebeurt er met de back-up als een medewerker uit dienst gaat?
Wanneer een medewerker uit dienst gaat en het Microsoft 365-account wordt verwijderd, bewaren wij de bijbehorende back-up kosteloos nog zes maanden.
Zo blijft belangrijke kennis, correspondentie en documentatie beschikbaar wanneer daar later toch behoefte aan blijkt te zijn.
Na deze periode nemen wij contact op om te bespreken of de back-up behouden moet blijven of verwijderd kan worden.
Controleren jullie ook of de back-ups werken?
Ja, een back-up die niet gecontroleerd wordt, biedt weinig zekerheid. Daarom monitoren wij dagelijks de status van alle back-ups. Eventuele problemen worden automatisch gesignaleerd zodat we direct kunnen ingrijpen.
Daarnaast ontvangen klanten maandelijks een rapportage met de actuele status van hun back-ups.
Microsoft biedt toch zelf Microsoft 365 Backup aan?
Ja, Microsoft biedt inmiddels ook een eigen back-upoplossing. Deze oplossing is vooral bedoeld voor snel herstel binnen de Microsoft-omgeving. Voor veel organisaties is dat een waardevolle aanvulling.
Toch kiezen wij ervoor om back-ups buiten Microsoft op te slaan. Op die manier blijft er altijd een onafhankelijke kopie van jouw data beschikbaar. Dat biedt extra zekerheid wanneer je te maken krijgt met een ernstig beveiligingsincident of een situatie waarbij je niet volledig wilt vertrouwen op één platform.
Kort samengevat
- Microsoft adviseert organisaties zelf voor back-ups te zorgen.
- De prullenbak en standaard herstelmogelijkheden zijn geen volledige back-up.
- BK IT Solutions maakt dagelijks een back-up van Microsoft 365.
- Back-ups worden opgeslagen in een extern datacenter in Frankfurt.
- E-mail, Teams, SharePoint en OneDrive worden beschermd.
- De standaard bewaartermijn is één jaar.
- Back-ups van voormalige medewerkers bewaren we zes maanden kosteloos.
- Dagelijkse monitoring en maandelijkse rapportages zijn inbegrepen.
Wil je weten hoe jouw Microsoft 365-omgeving momenteel is beschermd? Neem gerust contact met ons op. We kijken graag samen of je huidige back-upstrategie aansluit bij de risico’s en bewaareisen van jouw organisatie