Wat is Power Automate en heb je het nodig?

Power Automate is het onderdeel van Microsoft 365 waarmee je terugkerende klusjes laat uitvoeren zonder dat iemand ernaar omkijkt. Komt er een factuur binnen in de mailbox? Dan zet Power Automate de bijlage in de factuurmap op SharePoint en stuurt de collega die moet goedkeuren een bericht in Teams. De basisversie zit in de meeste Microsoft 365-abonnementen. Wil je koppelen met software buiten Microsoft, zoals je boekhoudpakket, dan komt er een aparte licentie bij.

Hoe werkt zo’n automatisering?

Een automatisering heet in Power Automate een flow. Een flow begint met een gebeurtenis: er komt een mail binnen, iemand vult een formulier in, het is maandag acht uur. Daarna voert de flow een rij stappen uit die je van tevoren hebt vastgelegd. Die stappen klik je bij elkaar in de browser, programmeren is niet nodig. Je kunt ook aan Copilot beschrijven wat je wilt (“stuur mij elke vrijdag om 16:00 een lijst van open taken in Planner”) en dan krijg je een eerste opzet. Lees die altijd na voordat je hem aanzet.

Naast flows tussen online diensten is er een variant voor de pc zelf: desktop flows. Die bedient een programma op een Windows-computer alsof er iemand achter zit. Handig voor oude software die je niet zomaar vervangt en die geen koppeling heeft, maar dat is een apart traject.

Wat bouwen wij er meestal mee?

Goedkeuringen. Een declaratie, een verlofaanvraag, een offerte boven een bepaald bedrag, een nieuwe leverancier. De flow stuurt het verzoek naar degene die moet tekenen, houdt bij of er is gereageerd en herinnert na twee dagen nog een keer. Niemand hoeft meer achter een mailtje aan.

Daarna komen de klusjes van opslaan en seintje geven. Een ingevuld formulier wordt een regel in een Excel-lijst. Een ondertekende werkbon gaat naar de projectmap en naar de administratie. Een factuur in de mailbox wordt opgeslagen en gemeld in Teams of per e-mail.

Wat Power Automate niet doet: analyseren. Het verzamelt en verplaatst gegevens. Wil je er grafieken van, dan koppel je de lijst aan Power BI.

Wat zit in Microsoft 365 en wat kost extra?

Inbegrepen: flows tussen Microsoft-diensten zoals Outlook, Teams, SharePoint, Forms, Excel en Planner. Daar doe je de meeste klusjes van hierboven mee.

Extra licentie nodig: koppelingen met software buiten Microsoft 365, bijvoorbeeld Exact Online, AFAS, een SQL-database of Salesforce, en ook Dynamics 365. Microsoft noemt dat premiumconnectors. Zit er één premiumconnector in een flow, dan heeft iedereen die de flow gebruikt Power Automate Premium nodig. Die betaal je per gebruiker per maand. Voor één flow die voor het hele bedrijf draait, is er ook een licentie per flow. Microsoft past die prijzen geregeld aan; wat het voor jullie situatie kost, rekenen we graag voor je uit in een gratis adviesgesprek. Dit is waar veel organisaties zich op verkijken: de flow is al gebouwd en dan blijkt er een rekening achteraan te komen. Controleer dat voordat je begint.

AI-stappen, zoals facturen uitlezen, tekst uit een foto halen of vertalen, zijn ook niet inbegrepen. Sinds november 2025 koop je daar Copilot Credits voor.

Wanneer heb je geen flow nodig?

Verrassend vaak. Een melding bij een nieuw bestand in een SharePoint-map zet je in SharePoint zelf aan. Een mail doorsturen naar een collega regel je met een regel in Outlook. Een vaste reeks taken bij elk nieuw project zet je in Planner als sjabloon. Pas als er meerdere apps bij betrokken zijn, of als iemand iets moet goedkeuren, loont een flow. Moet er iets gelezen of beoordeeld worden, dan past een Copilot-agent die het denkwerk doet vaak beter. Een losse automatiseringstool erbij kopen hoeft voor dit soort werk bijna nooit.

Waar gaat het mis?

Een flow draait op het account van degene die hem bouwde. Gaat die collega uit dienst, dan stopt de flow stilletjes en merk je dat pas als de facturen niet meer doorkomen. Zet flows die ertoe doen daarom op een gedeeld serviceaccount en leg op één pagina vast welke flows er draaien, wat ze doen en wie ze beheert. Eén pagina is genoeg, als hij maar bestaat. Neem die pagina ook mee in wat je regelt als iemand uit dienst gaat.

Let ook op waar gegevens heen gaan. Een flow die klantgegevens naar een dienst buiten Microsoft 365 stuurt, valt onder dezelfde regels als een medewerker die dat met de hand doet. Hetzelfde risico speelt bij medewerkers die zelf tools aan elkaar knopen. Binnen Microsoft 365 blijven de gegevens waar ze al stonden.

Hoe begin je?

Een eenvoudige flow, zoals een formulier dat een regel in Excel wordt, bouwt een handige collega of de officemanager in een uurtje zelf. Dat werkt het best met een paar afspraken over wat mag en wie het beheert, net als bij zelf software bouwen met AI. Goedkeuringen met meerdere stappen of een koppeling met de boekhouding bouwen wij meestal, omdat daar de licentievragen en het beheer bij komen kijken.

Wil je weten welke terugkerende klusjes bij jullie in een flow passen? Wij lopen een ochtend mee met de administratie of de officemanager en komen meestal terug met een paar flows die direct iets opleveren en een lijstje dingen die je beter in Outlook of SharePoint zelf regelt. Dat laatste kost niets.