Fysieke gesprekken opnemen en samenvatten met Microsoft Copilot
Niet elk belangrijk gesprek vindt plaats in Teams. Denk aan een klantgesprek op locatie, een werkoverleg aan tafel, een kennismaking met een leverancier of een idee dat tijdens een autorit ontstaat. Juist van dat soort gesprekken wil je achteraf vaak weten wat er precies is besproken en welke afspraken zijn gemaakt.
Tot voor kort had Microsoft Copilot daar geen goede oplossing voor. Veel gebruikers weken daarom uit naar losse recorders of apps van derden.
Dat verandert nu. Met een nieuwe functie in de Microsoft Copilot-app kun je gesprekken direct opnemen via je smartphone. Na afloop krijg je automatisch een transcript, samenvatting en actiepunten. Alles wordt opgeslagen binnen je Microsoft 365-omgeving.
Wat is de functie ‘Opnemen’ in Microsoft Copilot?
Met de opnamefunctie in de Copilot-app kun je een gesprek opnemen door simpelweg je telefoon op tafel te leggen.
Tijdens de opname wordt het gesprek vastgelegd. Zodra je stopt, maakt Copilot automatisch:
- Een uitgeschreven transcript
- Een samenvatting van het gesprek
- Een overzicht van actiepunten
- Een overzicht van belangrijkste onderwerpen
De opname wordt opgeslagen in je eigen OneDrive, net als andere bestanden binnen Microsoft 365.
Waar vind je de opnamefunctie?
Open de Copilot-app op je smartphone.
Tik vervolgens op het plusje naast het invoerveld. Op dezelfde plek waar je normaal gesproken foto’s of bestanden toevoegt, zie je nu de optie Opnemen.
Na het starten van de opname kun je de app gerust naar de achtergrond sturen. De opname loopt gewoon door.
Wat is het verschil met fysieke vergaderingen notuleren?
Een logische vraag, want Microsoft had hier al mogelijkheden voor.
In onze eerdere FAQ over het notuleren van fysieke vergaderingen met Copilot leggen we uit hoe je gesprekken kunt vastleggen binnen een vergadercontext. Die FAQ vind je hier: Fysieke vergaderingen notuleren met Microsoft Copilot
De nieuwe opnamefunctie is bedoeld voor een andere situatie.Waar de bestaande methode vooral gericht is op vergaderingen, kun je deze nieuwe functie gebruiken voor vrijwel ieder gesprek:
- Klantbezoeken
- Eรฉn-op-รฉรฉn gesprekken
- Intakegesprekken
- Interviews
- Brainstorms
- Ideeรซn die je onderweg wilt vastleggen
Daarnaast zit alles direct in de Copilot-app. Je hebt dus geen aparte recorder of extra applicatie meer nodig.
Hoe lang mag een opname duren?
Een opname kan maximaal twee uur duren.
Dat is ruim voldoende voor de meeste gesprekken, overleggen en klantafspraken.
Waar worden de opnames opgeslagen?
Alle opnames worden opgeslagen in jouw eigen OneDrive.
Dat betekent dat dezelfde beveiligings-, toegangs- en bewaarbeleidregels gelden als voor andere bestanden binnen jouw Microsoft 365-omgeving.
De gegevens blijven dus binnen de Microsoft-omgeving van jouw organisatie.
Worden mijn opnames gebruikt om AI te trainen?
Nee. Microsoft geeft aan dat opnames die je maakt met deze functie niet worden gebruikt om AI-modellen te trainen.
Heb ik een Microsoft Copilot-licentie nodig?
Ja. Deze functie is beschikbaar voor gebruikers met een betaalde Microsoft Copilot-licentie.
Heb je Copilot al in gebruik, dan is de kans groot dat de opnameknop automatisch beschikbaar komt zodra de functie voor jouw omgeving is uitgerold.
Waarom is dit interessant voor organisaties?
Veel mensen proberen tijdens een gesprek tegelijkertijd te luisteren, vragen te stellen รฉn aantekeningen te maken.
Dat werkt meestal niet optimaal.
Met deze functie kun je je volledig richten op het gesprek. Achteraf krijg je automatisch een overzicht van wat er is besproken en welke acties er uit voortkomen.
Daardoor voorkom je dat belangrijke afspraken verloren gaan en hoef je minder tijd te besteden aan het uitwerken van notities.
Conclusie
De nieuwe opnamefunctie in Microsoft Copilot maakt het veel makkelijker om fysieke gesprekken vast te leggen. Je hebt geen losse recorder meer nodig en alles blijft binnen je eigen Microsoft 365-omgeving.
Voor organisaties die regelmatig klantgesprekken, werkoverleggen of interviews voeren, is dit een praktische uitbreiding op de mogelijkheden die Copilot al bood.
Gebruik je Microsoft Copilot al? Dan is dit wat ons betreft รฉรฉn van die functies die je direct tijd bespaart รฉn zorgt voor betere opvolging van afspraken.