Hoe notuleer je een fysieke vergadering met Copilot in een Teams ruimte?

Het notuleren van een fysieke vergadering kost vaak veel tijd. Iemand moet meeschrijven, actiepunten bijhouden en achteraf alles uitwerken. In de praktijk schiet dat er vaak bij in, of zijn de notulen achteraf onvolledig. Met Microsoft Teams en Copilot kun je dit grotendeels automatiseren. Zeker als je werkt vanuit een Teams vergaderruimte, kun je eenvoudig een meeting starten, laten transcriberen en daarna automatisch samenvatten.

In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je dat doet.

Hoe werkt dit in de praktijk?

De werking is eigenlijk simpel:

• je start een meeting in de Teams vergaderruimte
• je zorgt dat de vergadering wordt opgenomen en getranscribeerd
• Copilot gebruikt die transcriptie om een samenvatting te maken
• na afloop haal je de notulen op via je eigen account

Het belangrijkste om te begrijpen: de meeting start op het device in de vergaderruimte, maar jij haalt de output later op via je eigen Teams omgeving.
Let op! De Copilot (transcriptie) functionaliteit vereist een Teams Rooms Pro licentie.

Stap 1: start een vergadering met “Meet now”

In een Teams vergaderruimte werk je meestal met een vast device dat is aangemeld met een zogenaamd room account.

Je start de vergadering als volgt:

1. Ga naar het Teams scherm in de vergaderruimte
2. Kies voor Meet now of Vergader Nu
3. Geef de vergadering eventueel een naam
4. Start de meeting

De meeting draait nu op het vergaderruimte systeem. Je kunt vervolgens eventueel deelnemers uitnodigen als dat nodig is.

Stap 2: zet transcriptie en opname aan

Om Copilot goed te laten werken, moet er data beschikbaar zijn. Dat betekent:

• de meeting moet worden opgenomen
• en er moet een transcriptie actief zijn

Zodra de meeting draait:

1. Ga naar de vergaderopties in Teams
2. Kies voor transcriptie starten.

Praktische tips voor betere notulen

De kwaliteit van Copilot hangt direct samen met hoe de meeting verloopt. Met een paar simpele aanpassingen krijg je veel betere output.

Een belangrijke tip is om de meeting goed te starten. Doe bijvoorbeeld een kort voorstelrondje waarin iedereen zichzelf noemt. Zo weet Copilot wie er aanwezig is en kan dit beter worden verwerkt in de samenvatting.

Daarnaast helpt het om:

• duidelijk en gestructureerd te praten
• belangrijke beslissingen expliciet uit te spreken
• actiepunten hardop te benoemen

Hoe duidelijker het gesprek, hoe bruikbaarder de samenvatting.

Stap 4: de samenvatting terugvinden na afloop

Omdat je de meeting start via een vergaderruimte, staat de meeting niet automatisch in jouw persoonlijke agenda. Toch kun je de output eenvoudig terugvinden.

Zo pak je dat aan:

1. Open Microsoft Teams op je eigen laptop of pc
2. Ga naar de chat of meeting geschiedenis van de vergadering
3. Zoek de betreffende meeting
4. Open de opname of transcriptie

Lukt het niet om de meeting terug te vinden? Dan is het vaak nodig om:

• jezelf tijdens de meeting even uit te nodigen
• of de meeting te starten vanuit een account dat gekoppeld is aan jouw omgeving

Belangrijk om rekening mee te houden

Niet elke organisatie heeft dit standaard werkend. Voor het automatisch notuleren van fysieke vergaderingen heb je het volgende nodig:

• een Teams Rooms apparaat met Teams Rooms Pro licenite
• opname en transcriptie die niet zijn uitgeschakeld
• een correct ingerichte Teams omgeving

Daarnaast geldt dat privacy en compliance een rol kunnen spelen. Niet elke meeting mag zomaar worden opgenomen. Stem dit altijd af binnen je organisatie.