Hoe stel ik mijn eigen tone of voice in Microsoft Copilot in?
Microsoft Copilot helpt je bij schrijven, samenvatten, analyseren en plannen binnen Microsoft 365. Of je nu een eโmail opstelt, een document herschrijft of een samenvatting maakt van een meeting: de kwaliteit van het resultaat hangt sterk af van hoe Copilot schrijft. Standaard schrijft Copilot vrij algemeen. Het goede nieuws: je kunt Copilot sturen in tone of voice, zodat de output beter past bij jou en je organisatie. Ook wel de tone of voice genoemd. Wat ons betreft een absolute must-do voordat je met Microsoft Copilot aan de slag gaat!
In dit artikel leggen we uit wat er mogelijk is en hoe je de tone of voice voor jouw Copilot assistent kan optimaliseren.
Wat bedoelt Microsoft met tone of voice?
Met tone of voice bepaal je hoe Copilot iets verwoordt, niet wat hij zegt.
Denk aan:
- formeel of informeel
- kort en krachtig of juist uitgebreid
- zakelijk, vriendelijk of enthousiast
- uitleg op mbo-, hbo- of expert-niveau
Copilot is hier verrassend goed in, mits je het duidelijk aanstuurt.
Waar stel je tone of voice in binnen Copilot?
1. Copilot chat (Copilot app)
In de Copilot app kun je tegenwoordig persoonlijke instellingen opgeven, waaronder hoe Copilot met jou moet communiceren.
Daar kun je bijvoorbeeld vastleggen:
- in welke taal Copilot standaard reageert
- het gewenste schrijfniveau
- hoe formeel de output moet zijn
- of antwoorden kort of uitgebreid mogen zijn
Deze instellingen:
- gelden voor al je chats in Copilot
- blijven behouden tussen sessies
- zorgen voor consistente antwoorden zonder steeds opnieuw instructies te typen
Voor veel gebruikers is dit dรฉ basisinstelling.
Ga naar https://m365.cloud.microsoft/ en klik rechtsboven op de 3 puntjes, klik daarna op instellingen.
Klik daarna op Persoonlijke instellingen en dan op instructies bewerken:
Zo stuur je tone of voice betrouwbaar aan
Stap 1. Bepaal je vaste uitgangspunten
Je kunt kiezen uit verschillende stijlen zoals professioneel, informeel, vriendelijk of direct.
Dit bepaalt hoe Copilot teksten voor je formuleert. Wat je bijvoorbeeld kunt meegeven:
- Schrijf in helder en correct Nederlands.
- Het mag absoluut niet klinken als een AI-tekst.
- Geen onnodige jargon
- Gebruik nooit een em-dash, waarom? omdatโ dat het signaal is waardoor je meteen ziet: dit is AI en niet iemand die gewoon normaal schrijft.
- Geef de voorkeur aan interne documenten, e-mails en chats boven externe bronnen bij het beantwoorden van vragen of zoeken naar informatie.
- Sluit af met duidelijke acties
2. Copilot in Word, Outlook, Teams en andere M365โapps
Hier zit een belangrijk verschil.
Wanneer je Copilot gebruikt binnen een specifieke app, zoals:
- โHerschrijf deze tekstโ in Word
- โMaak een eโmailโ in Outlook
- โVat deze meeting samenโ in Teams
dan:
- wordt je persoonlijke Copilot chatโinstelling niet altijd volledig meegenomen
- kijkt Copilot vooral naar de context van het document of de prompt
- blijft expliciete instructie vaak nodig
Daarom zie je soms:
- langere of formelere teksten dan gewenst
- meer marketingtaal
- te technische uitleg
Dit is geen fout, maar een gevolg van hoe Copilot contextueel werkt.
Stap 2. Gebruik gerichte instructies in je prompt
Ook al heb je instellingen in Copilot chat, in documenten blijft dit krachtig.
Voorbeeld:
Schrijf in helder en professioneel Nederlands.
Houd de toon persoonlijk en toegankelijk.
Gebruik korte alineaโs en vermijd marketingtaal.
Zet dit bovenaan je opdracht.
Copilot volgt instructies die aan het begin staan aantoonbaar beter.
Stap 3. Werk met voorbeelden
Copilot leert razendsnel van voorbeelden.
Bijvoorbeeld:
Gebruik dezelfde schrijfstijl als in dit voorbeeld:
โHi Jan,
We hebben je aanvraag bekeken en pakken dit vandaag voor je op. Hieronder leggen we kort uit wat je kunt verwachten.โ
Voor veel organisaties is dit dรฉ sleutel tot consistente output.
Handige tip: maak een vast toneโofโvoice blok
Veel klanten werken met een vast tekstblok dat ze:
- opslaan in OneNote of Loop
- delen binnen het team
- gebruiken in Outlook, Word en Copilot
Zo voorkom je discussie en blijft alles herkenbaar.
Wat kan Copilot goed en wat nog niet?
Wat werkt goed
- persoonlijke schrijfstijl in Copilot chat
- aanpassen aan voorbeelden
- snel schakelen tussen verschillende stijlen
- consistent reageren binnen รฉรฉn context
Huidige beperkingen
- geen volledige organisatieโbrede afdwinging
- geen garantie dat elke app exact dezelfde stijl toepast
- context van document kan zwaarder wegen dan instelling
Microsoft ontwikkelt dit actief door, maar vandaag blijft bewust gebruik belangrijk.
Tot slot
Microsoft Copilot is geen magisch brein dat jouw organisatie automatisch begrijpt.
Maar met de juiste instellingen en instructies werkt het verrassend goed en vooral consistent.
Wil je Copilot slimmer en consistenter inzetten binnen je organisatie?
Of zoek je hulp bij duidelijke richtlijnen voor medewerkers?
Dan denken wij daar graag in mee