Hybride vergaderen de nieuwe werkelijkheid?
2020 was het jaar waarin we allemaal massaal zijn gaan thuiswerken en videovergaderen zijn gaan omarmen. Hoe pakken we het aan als we straks weer naar kantoor mogen? Gaan we weer elke ochtend in de file staan of houden we de voordelen van het thuiswerken erin?
Om me heen hoor ik het volop, iedereen hunkert weer naar kantoor. De vrijdagmiddagborrel, fysiek samenwerken en smalltalk momentjes bij de koffiemachine. Het kantoor zal zeker niet verdwijnen maar we zullen ongetwijfeld vaker thuiswerken.
Hoe zorg je dat jouw team effectief kan vergaderen wanneer de ene helft van je team fysiek op kantoor aanwezig is en de andere helft vanuit huis werkt?
De oplossing is een Teams Rooms vergadersysteem. In dit blog bespreken we de mogelijkheden van Teams Rooms en drie populaire apparaten die op dit moment beschikbaar zijn.
Wat is Teams Rooms?
Met gecertificeerde Microsoft Teams Rooms systemen maak je van jouw bestaande vergaderruimte een digitale vergaderruimte. Bij het inplannen van een Teams vergadering kun je de Teams Room toevoegen als fysieke locatie. Deelnemers van de vergadering kunnen op deze manier zowel remote, via Teams deelnemen aan de vergadering. Of ze kunnen op kantoor de meeting starten vanuit de vergaderruimte.
Een standaard Teams Room beschikt over een HD-camera en microfoon. Een Teams Rooms kun je verder uitbreiden, zo is het mogelijk om een digitaal whiteboard toe te voegen of een aparte camera die van jouw bestaande (traditionele) whiteboard een digitaal whiteboard maakt.
Vanuit jouw agenda kun je een digitale vergaderruimte reserveren, vervolgens kun je met 1 klik de meeting starten. Je ook kunt een bestaande meeting direct laten plaatsvinden in een Teams Room. Dit wordt ook wel proximity join genoemd. In onze FAQ leggen we uit hoe je dit kunt doen.
Welke apparaten zijn er beschikbaar?
Er zijn verschillende apparaten beschikbaar die jouw vergaderruimte transformeren naar een digitale Teams Room. Bijna alle apparaten kun je gebruiken zonder dat je ingrijpende veranderingen hoeft aan te brengen in jouw bestaande vergaderruimte. Een tv scherm en een wifi verbinding is in de meeste gevallen al voldoende!
Yealink VC210 Teams Edition
De Yealink VC210 is een populair instapmodel voor ruimtes tot 6 personen, de set beschikt over een een 4K camera welke je middels HDMI direct kunt aansluiten op jouw tv. Ook wordt een aparte speakerphone meegeleverd welke draadloos (middels bluetooth) is gekoppeld aan de camera. De speakerphone zorgt ervoor dat alle deelnemers, rondom met een straal van 2 meter helder te horen zijn voor externe deelnemers.
De Yealink VC210 is een instapmodel, de set beschikt bijvoorbeeld niet over een touchscreen. Er wordt een aparte afstandsbediening meegeleverd met een Teams knop zodat je alsnog met 1 klik kan deelnemen aan een meeting. Ook kun je net als alle andere modellen middels proximity join een bestaande meeting verplaatsen naar de vergaderruimte.
Yealink MVC400
De Yealink MVC400 is een wat uitgebreider model en beschikt over een apart 8″ Touchscreen. Op het Touchscreen is Microsoft Teams voorgeinstalleerd zodat je direct vanaf het scherm een meeting kunt starten of kunt beheren.
Naast het touchscreen beschikt de set over een soundbar waar ook gelijk een 4K camera met brede kijkhoek in is geïntegreerd. Alle losse apparaten worden aangesloten op een aparte pc die in de set is inbegrepen. Met deze set kun je tot wel 2 beeldschermen aansluiten, zo kun je content vanuit de presentatie en de externe deelnemers splitsen over 2 schermen.
Logitech TAP
De Logitech TAP is een populaire oplossing omdat deze modulair kan worden opgebouwd. Door inzet van de juiste accesoires is de TAP geschikt voor kleine tot grote vergaderruimtes. Je kunt meerdere schermen en camera’s aansluiten en zelfs tot wel 7 aparte microfoons. Hierdoor is de Logitech TAP geschikt voor vergaderingen tot wel 16 personen in dezelfde ruite.
De Logitech TAP beschikt over een bewegingssensor zodat het 10″ touchscherm automatisch aan gaat bij het binnen treden van de ruimte.
Digitale Teams Rooms voor een vast bedrag per maand
BK IT Solutions biedt de mogelijkheid om jouw vergaderruimte te transformeren naar een Teams Rooms tegen een vast bedrag per maand. Wij installeren de juiste apparatuur en zorgen ervoor dat alles goed werkt en het beeld de beste kwaliteit heeft zodat jouw organisatie effectief kan vergaderen. Deze mogelijkheid bieden wij al aan vanaf 65 euro per maand.
Teams Rooms in het echt uitproberen?
We demonstreren je graag alle voordelen van Teams Rooms systemen in het echt. Ons kantoor beschikt over een Teams Rooms en we hebben zelfs een demo-unit ter beschikking die je voor 14 dagen kunt uitproberen op jouw eigen kantoor. Neem gerust contact met ons op als je alle voordelen in het echt wilt ervaren.
