Iedereen aan het woord met Teams Breakout Rooms

Hoe houd je overzicht in tijdens een online meeting met het hele team? Hoe zorg je ervoor dat iedere medewerker inbreng kan doen tijdens een brainstorm sessie? Met Breakout Rooms in Microsoft teams betrek je al jouw medewerkers en zorg je voor meer interactie. In dit artikel lichten we toe hoe je breakout rooms kunt inzetten.

Wat zijn breakout rooms?

Breakout rooms in Microsoft Teams zijn kleine subgroepen binnen een grotere Teams-vergadering. Met deze rooms kunnen deelnemers in kleinere groepen te overleggen, brainstormen of samenwerken. Het is als het ware een kleinere vergaderruimte voor teams om samen te komen na een algemene vergadering. Na het voltooien van de sessie in de breakout rooms, komen alle deelnemers weer samen in de hoofdvergadering om hun bevindingen te delen en verdere stappen te bespreken. Breakout rooms helpen betrokkenheid van alle deelnemers te creëren. Vooral in grotere vergaderingen. Zo kan ieder medewerker zijn of haar input delen.

Wanneer gebruik je breakout rooms?

Bij training en workshops kan het helpen om alle deelnemers actief te laten deelnemen en kennis te toetsen. In trainingssessies kunnen deelnemers in kleinere groepen worden verdeeld voor specifieke oefeningen. Dit maakt de training interactiever voor iedereen en zorgt ervoor dat alle deelnemers actief betrokken zijn.

Een breakout room sessie is vooral handig wanneer je bij een algemene meeting met veel deelnemers niet iedereen aan het woord kan laten. Om toch iedereens input te kunnen horen kun je als organisator gemakkelijk “langs” alle rooms om kort de status van bijvoorbeeld de training of brainstormsessie te meten, voordat alle deelnemers weer terugkomen naar de algemene meeting.

Hoe maak je aparte rooms aan?

Wanneer je van tevoren al weet er tijdens de meeting geen tijd zal zijn om iedereen aan het woord te laten, of het anders te rumoerig wordt, kun je kiezen om voorafgaand aan de meeting breakout rooms in te plannen. Hiervoor ga je naar de de Teams Agenda en open je de vergaderuitnodiging. Om breakout rooms aan te maken moet je eerst deelnemers toevoegen aan de uitnodiging. Je kunt minimaal één en maximaal 50 rooms aanmaken.

In dit voorbeeld zijn er drie rooms gemaakt, maar er is nog niemand aan toegewezen. Je kunt deelnemers handmatig toewijzen of automatisch het aantal mensen verdelen over de rooms. Zodra de vergadering begint, kan de organisator de rooms openen.

Rooms maken tijdens de vergadering

Wanneer je tijdens een online-brainstormsessie erachter komt dat kleinere teams onderling moeten kunnen overleggen, kun je ook tijdens de meeting rooms aanmaken. Dat doe je door op het breakout rooms icoon te klikken.

Ook hier kun je het aantal rooms kiezen en handmatig of automatisch personen toewijzen. Kies het aantal room Let op: Je kunt mensen die later in de vergadering komen niet meer automatisch aan rooms toewijzen. Dat kun je wel handmatig doen.

Je kunt elke room openen en sluiten, zelf deelnemen aan een room, of berichten sturen naar alle rooms. Wanneer de afzonderlijke sessies zijn voltooid, kun je alle deelnemers terughalen naar de hoofdvergadering.

Houd oog op de tijd

Om er voor te zorgen dat iedereen weer tegelijktijdig naar de hoofdmeeting terugkeert kun je een tijdlimiet instellen. Zo blijven alle sessies binnen de geplande tijd en hoeven medewerkers niet op elkaar te wachten. Je kunt er ook voor kiezen om moderators aan iedere room toe te wijzen. Zij kunnen helpen de discussie te leiden en de tijd in de gaten te houden.

Iedereen aan het woord in Teams breakout rooms

Door breakout rooms toe te voegen aan jouw teams vergadering kun je meer interactie tussen medewerkers verzorgen. Ben je klaar om het meeste uit Microsoft Teams te halen? Neem contact met ons op om je Microsoft 365-licentie te upgraden wanneer je nog geen Teams licentie hebt. Voor meer informatie over Microsoft Teams en andere producten van Microsoft 365 zakelijk, bezoek onze Microsoft Teams pagina, of neem contact op met ons.