Efficiënt meetings plannen met Findtime

Wellicht herken je dit? Je wilt een meeting inplannen met meerdere (externe) personen. Na meerdere mail wisselingen en telefoontjes is het je nog steeds niet gelukt om een geschikt moment te vinden, waarop alle genodigde aanwezig kunnen zijn. Op het internet bestaan er diverse tools die dit makkelijk maken, datumprikker.nl is een bekende oplossing maar het zakelijk gebruik hiervan komt niet echt professioneel over.

Office 365 zit vol met handige tools die jouw werk makkelijker maken. Findtime is een mooi voorbeeld hiervan en is een goede oplossing voor het bovenstaande probleem. Findtime is een Office 365 app waarmee je efficient meetings kunt inplannen met personen binnen en buiten jouw organisatie. Met Findtime geef je als organisator meerdere data op. De genodigde per e-mail een poll waarop zij per datum kunnen aangeven of zij dan wel of niet beschikbaar zijn. Daarnaast kan de genodigde één moment als voorkeur opgeven.

Is er echt geen mogelijkheid voor een genodigde? Dan kan de genodigde een aantal alternatieve data opgeven die vervolgens ook weer bij de andere als alternatief worden aangeboden. Wanneer een datum is gevonden waarop iedereen beschikbaar is zal Findtime automatisch de meeting inplannen en alle genodigde een afspraakbevestiging toesturen.

Hoe plan je een meeting met Findtime in Outlook?

  1. Open Outlook, klik in de bovenste menu balk op invoegtoepassingen downloaden.

2. Zoek rechtsbovenin naar Findtime en klik daarna op Toevoegen

3. Maak een nieuwe gebeurtenis aan, voeg genodigde toe. Vul een locatie in of klik op Teams vergadering wanneer je de meeting via Teams wilt laten plaasvinden

3. Rechtsbovenin zie je nu de nieuwe invoegtoepassing Findtime, klik hierop om de poll aan te maken. Selecteer vervolgens meerdere data, je bent daarbij niet specifiek aan 1 dag verbonden. Klik daarna op volgende.

4. Controleer de data en klik daarna op toevoegen aan e-mailbericht.

5. De poll is nu aangemaakt, er wordt een e-mailbericht klaargezet die je kan versturen naar alle genodigde. Klik op verzonden of voeg eventueel extra tekst toe aan het e-mailbericht.

6. Wanneer alle genodigde hun beschikbaarheid hebben doorgegeven zal Findtime automatisch de meeting inplannen. Je ontvangt hierover een e-mailbericht

Enthousiast? Microsoft Findtime werkt erg eenvoudig en met behulp van de bovenstaande uitleg kun je vanuit Outlook direct aan de slag. Toch vragen? Neem dan gerust contact met ons op.