Teams als intranet – jouw nieuwe online werkplek

Microsoft Teams is veel meer dan alleen een handig programma om mee te videobellen. De productief werken specialisten van ons ICT bedrijf zijn fan van Teams en vertellen je graag hoe je deze applicatie als intranet kunt inzetten.  Zo kan iedereen samenwerken, samen vergaderen, en content delen door heel jouw organisatie

Waarom Microsoft Teams?

Je kunt gemakkelijk samenwerken omdat je alle documenten op een plaats terug kan vinden. Iedereen heeft toegang tot de laatste versie van de presentatie of document en je kunt live zien hoe je collega al je spellingsfouten uit je document haalt, wel zo handig. Ook kun je zien aan de bolletjes met initialen wee er waaraan het werk is in het document. Wanneer je een audiogesprek combineert met samenwerken in een document, kan je direct opmerkingen maken en net zo efficiënt samenwerken als in ‘het echt’.

Hoe werkt Teams als intranet?

Wanneer je Teams als intranet inzet veranderd de manier waarop je projecten aanpakt.  Eerst bepaal je voor welk Team je een project maakt. Zo open je bestanden binnen het Team met wie je bijvoorbeeld de presentatie gaat maken. Op deze manier kunnen alle personen binnen dit Team meewerken aan je document, documenten toevoegen en aanpassingen maken. Ook kunnen mensen uit andere Teams gemakkelijk alle documenten vinden die bij een bepaald Team horen. Zo blijft alles geordend, en heeft iedereen altijd de versie die up-to-date is.

Om de Teams omgeving aan te passen aan de wensen van jouw bedrijf, kan je Apps toevoegen. Hier een paar van onze favoriete:

Bookings: Voor het plannen van reserveringen.

Planner en To Do: Voor een duidelijke planning, met check list voor een voldaan gevoel aan het eind van de werkdag!  

Forms: om eenvoudig enquêtes, quizzen en polls te maken.

Apps voor Microsoft Teams

De nieuwe werkplek

Gebruikt jouw bedrijf Teams? Dan is de kans groot dat jouw medewerkers veel werken vanuit deze applicatie. Om bestanden te delen en te bewerken, te videobellen en hun To Do lijst af te werken. De kans is ook groot, dat wanneer er nieuws is vanuit je bedrijf, je dat op jouw intranet deelt.

Mededelingen over de werk BBQ op Whatsapp, berichten over het veranderende beleid binnen het bedrijf op SharePoint, en je to do lijst in Teams. Microsoft geeft aan dat mensen geven aan sneller afgeleid te raken wanneer informatie op verschillende plekken te vinden is.

Microsoft zag dat hier een kloof ontstond, tussen waar medewerkers dagelijks werken, en waar management informatie deelt. Helemaal met de vele thuiswerkers van nu is het belangrijk dat alle informatie eenvoudig op een plaats te vinden is.

Met de eindgebruiker (de medewerker) in gedachten heeft Microsoft gewerkt aan een oplossing: Teams als Intranet. Zo vind je alle informatie in een omgeving. Op deze manier is alles wat jij als bedrijf naar je medewerkers wilt communiceren iets wat geïntegreerd wordt in de online werkplek van de gebruiker, en kan deze er interactief mee aan de slag door het te delen met collega’s.

Home Site App

 Hier vind je alle portalen van jouw bedrijf zonder dat je Microsoft Teams hoeft te verlaten. Wanneer de Home Site App installeert wordt jouw intranet onderdeel van jouw Teams omgeving, veel meer dan wanneer je de SharePoint app toevoegt aan Teams. Zo vind je bijvoorbeeld rechtsboven de optie om de pagina  van de home site page te kopieerden, te openen in je browser, of de pagina te verversen.

Onder de algemene informatie op het intranet, is een recommended viewing, ingedeeld op relevantie voor jou. Op deze manier ziet iedere medewerker content gebaseerd op zijn of haar functie. Op deze manier is content relevanter voor de medewerker,

Wanneer je in de linker bar , (waar je alle opties vindt zoals activiteit en chat)  in Teams op jouw bedrijfsnaam klikt, opent het global navigation panel. In dit menu vind je alle internetbronnen van jouw bedrijf zoals: organisatie informatie, bedrijfspolicy, maar ook relevante websites, en nieuws. Allemaal bereikbaar in Teams. Deze pagina’s wordt een keer gesynchroniseerd van jouw SharePoint omgeving, en zijn dan altijd toegankelijk via de Home Site App in Teams. Ook deze informatie kun je indelen op relevantie voor de gebruiker.

Teams Home site

Wil je ook Teams als intranet implementeren? Neem contact met ons op!