Offboarding – het belang van een gestroomlijnd proces
Ruim acht op de tien oud-medewerkers van bedrijven kan na beëindiging van het dienstverband nog steeds inloggen op gebruikersaccounts bij hun voormalige werkgever, blijkt uit onderzoek door Fractl Research in opdracht van Beyond Identity. Tijdens deze studie werden in totaal 1.121 werknemers en bedrijfsleiders ondervraagd die werkzaam zijn in de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk en Ierland.
De voornaamste bevindingen uit het onderzoek:
- 83% van de respondenten bleef toegang houden tot accounts van hun vorige werkgever nadat ze het bedrijf hadden verlaten.
- 56% van de respondenten zei dat ze hun digitale toegang hadden gebruikt om hun voormalige werkgever schade te berokkenen.
- 24% van de respondenten gaf toe opzettelijk een wachtwoord te hebben bewaard nadat ze het bedrijf hadden verlaten.
- 74% van de werkgevers heeft negatieve gevolgen ondervonden van een werknemer die hun digitale beveiliging had doorbroken.
Social media, e-mails en diefstal
De meest voorkomende incidenten waren inlogpogingen op social media (36%) en zakelijke e-mailberichten (32%) en diefstal van bestanden (31%). Ruim een kwart van de oud-werknemers logde in op het content management system van de homepage van hun voormalige werkgever.
Het offboarding proces in het digitale tijdperk is een ingewikkelde taak. Waar voorheen alleen een werknemerspas en eventueel een sleutel ingeleverd moest worden, zijn er nu meerdere accounts waar een oud-medewerker afstand van moet doen. Bij de meeste gevallen was bij de uitdiensttreding de leidinggevende of baas (33%) of een HR-medewerker (31%) betrokken. Van één op de tien respondenten van het onderzoek werd dit belangrijke proces overgelaten aan een collega. Ondanks de risico’s die een vertrekkende werknemer vormt voor de cyberbeveiliging van het bedrijf, herinnerde slechts 9% van de respondenten zich dat een IT-specialist betrokken was bij het offboarding proces .
Ons proces
Wanneer je klant bent bij BK IT Solutions zorgen wij dat toegang tot accounts wordt beveiligd. Het enige wat jij hoeft te doen, is aan ons door te geven wanneer een werknemer vertrekt. Wij blokkeren en deactiveren accounts van medewerkers die uit dienst treden.
In Microsoft 365 verwijderen we of blokkeren we de toegang voor die gebruiker. Deze persoon heeft dan geen toegang meer tot de Microsoft 365 omgeving van jouw organisatie. Wanneer een gebruiker is verwijderd, heb je als organisatie ook geen toegang meer tot de OneDrive en Outlook mailbox van voormalige werknemers. Misschien wil je er zeker van zijn dat alle informatie die de voormalige werknemer in privé-chats en -kanalen heeft gedeeld, intact blijft. Dit kan nodig zijn om juridische redenen, overdracht van opgedane kennis en voor het inwerken van een nieuwe medewerker.
Daarom kun je er ook voor kiezen om een account te blokkeren. Wanneer je de toegang tot een Microsoft 365 account blokkeert, voorkom je dat iemand het account gebruikt om zich aan te melden en toegang te krijgen tot de services en gegevens in jouw Microsoft 365 organisatie.
Indien gewenst archiveren wij bestanden zoals e-mails of sturen deze door naar de (nieuwe) medewerker die de werkzaamheden overneemt. We ontkoppelen de Microsoft 365 licentie zodat de kosten niet doorlopen. Zo ben jij er van verzekerd dat de offboarding veilig verloopt en je geen onnodige kosten maakt.
Passwordmanager
Wat kun je zelf doen om het offboardingproces makkelijker, en vooral veiliger te maken? Een gestroomlijnd offboarding proces voorkomt dat voormalige medewerkers nog toegang kunnen verkrijgen tot bedrijfsaccounts. Onbevoegde toegang is te voorkomen door af te stappen van wachtwoorden en andere onveilige authenticatiemethoden. Wanneer je gebruikmaakt van een passwordmanager kun je op een veilige manier gedeelde wachtwoorden opslaan wanneer meerdere mensen toegang nodig hebben krijgen tot een bepaald account. De wachtwoorden kun je opslaan en wijzigen. Wanneer een wachtwoord veranderd wordt door het uit dienst treden van een medewerker slaat de passwordmanager deze op zonder dat je op een onveilige manier (zoals via Teams) hoeft te delen.
Houd overzicht
Medewerkers die nog steeds toegang hebben tot gebruikersaccounts hebben nog steeds toegang tot documenten, maar ook diensten die jij als organisatie afneemt. Denk bijvoorbeeld aan de Microsoft Office premium licentie. Houd dus goed bij welke medewerkers uit dienst zijn getreden, en meld nog openstaande accounts af bij ons, zodat wij deze voor je kunnen sluiten om kosten te besparen en jouw organisatie goed beveiligd te houden.
