Wat is Microsoft Purview?

Microsoft Purview helpt je bepalen welke informatie binnen je organisatie gevoelig is, wie erbij mag, hoe lang je deze bewaart en wat er niet gedeeld mag worden. Waar Microsoft Defender je beschermt tegen cyberaanvallen, beschermt Purview je bedrijfsinformatie tegen onbedoeld of ongewenst gebruik.

Dat wordt steeds belangrijker. Niet alleen vanwege wet- en regelgeving, maar ook omdat AI-tools zoals Microsoft 365 Copilot alleen veilig kunnen werken als je grip hebt op je data. Purview is volledig inbegrepen in Microsoft 365 E5 en daarnaast verkrijgbaar als losse Microsoft Purview Suite ook beschikbaar voor Microsoft 365 E3 en Microsoft 365 Business Premium.

Het verschil tussen Microsoft Defender en Microsoft Purview

Veel organisaties investeren in beveiliging tegen bedreigingen van buitenaf. Denk aan phishing, ransomware, malware en ongeautoriseerde toegang. Dat is precies waar Microsoft Defender zich op richt. Maar wat gebeurt er nadat iemand is ingelogd?

Een medewerker stuurt een offerte naar zijn privémailadres om thuis verder te werken. Een bestand met personeelsgegevens wordt gedeeld met meer collega’s dan eigenlijk nodig is. Of vertrouwelijke documenten belanden per ongeluk bij de verkeerde ontvanger. Technisch gezien is er geen sprake van een aanval. Toch kunnen dit de momenten zijn waarop gevoelige informatie de organisatie verlaat.

Microsoft Purview helpt om die risico’s onder controle te krijgen.

Wat doet Microsoft Purview?

Gevoeligheidslabels (Sensitivity Labels)

Met gevoeligheidslabels kun je documenten, e-mails en bestanden classificeren als bijvoorbeeld:

• Openbaar
• Intern
• Vertrouwelijk
• Directie vertrouwelijk

Het label blijft aan het bestand gekoppeld, ook wanneer het wordt gekopieerd, doorgestuurd of gedownload. Daardoor kun je niet alleen aangeven hoe gevoelig informatie is, maar ook automatisch beveiligingsmaatregelen toepassen zoals versleuteling, beperkte toegang of blokkering van delen met externe personen.

Data Loss Prevention (DLP)

Data Loss Prevention voorkomt dat gevoelige informatie onbedoeld wordt gedeeld. Voorbeelden:

• Burgerservicenummers mogen niet naar externe ontvangers worden gestuurd.
• Vertrouwelijke documenten mogen niet naar privé-e-mailadressen worden verstuurd.
• Creditcardgegevens mogen niet via Teams of e-mail worden gedeeld.

In plaats van achteraf te constateren dat iets is misgegaan, grijpt het systeem direct in op het moment dat een medewerker de actie uitvoert.

Bewaartermijnen en gegevensbeheer

Niet alle informatie hoeft voor altijd bewaard te blijven. Met Purview kun je vastleggen:

• Welke gegevens bewaard moeten blijven.
• Hoe lang deze bewaard moeten blijven.
• Wanneer informatie automatisch verwijderd mag worden.

Dat helpt bij compliance, maar heeft ook een praktisch voordeel: informatie die niet meer bestaat kan ook niet uitlekken.

eDiscovery

Bij juridische procedures, audits of onderzoeken moet je soms kunnen aantonen welke informatie op een bepaald moment beschikbaar was. Met eDiscovery kun je gericht zoeken binnen Microsoft 365 en relevante informatie veilig bewaren zodat deze niet gewijzigd of verwijderd kan worden.

Insider Risk Management

Niet ieder risico komt van buitenaf. Purview kan gedrag signaleren dat mogelijk risico’s veroorzaakt, bijvoorbeeld wanneer een medewerker vlak voor uitdiensttreding grote hoeveelheden bestanden downloadt of deelt.

Het doel hiervan is niet om medewerkers te controleren, maar om opvallende risico’s vroegtijdig te signaleren.

Wanneer is Microsoft Purview interessant?

Je werkt met gevoelige informatie

Werk je met klantgegevens, contracten, salarisinformatie, patiëntgegevens of intellectueel eigendom? Dan wil je meer zekerheid dan alleen een afspraak of gebruikershandleiding.

Purview zorgt ervoor dat beleid niet alleen wordt vastgelegd, maar ook technisch wordt afgedwongen.

Je moet kunnen aantonen dat je maatregelen hebt genomen

Steeds vaker vragen klanten, accountants, auditors en toezichthouders om bewijs. Niet alleen dat er beleid is, maar ook dat dit daadwerkelijk wordt nageleefd.

Onder de Cyberbeveiligingswet (NIS2) en in veel toeleveringsketens wordt dit alleen maar belangrijker. Met Purview kun je laten zien:

• Welke regels gelden.
• Welke informatie beschermd wordt.
• Welke maatregelen actief zijn.
• Welke acties worden geblokkeerd of geregistreerd.

Je wilt AI veilig inzetten

Voor veel organisaties is dit inmiddels de belangrijkste reden om naar Purview te kijken. Microsoft Copilot werkt op basis van de rechten die gebruikers al hebben. Als medewerkers toegang hebben tot informatie die eigenlijk niet voor hen bedoeld is, dan kan Copilot die informatie ook gebruiken. AI veroorzaakt dit probleem niet, maar maakt het vaak wel zichtbaar.

Daarom zien wij Purview steeds vaker als een belangrijke voorwaarde voor een succesvolle AI-strategie. Eerst grip op je data, daarna AI op grote schaal uitrollen.

Meer hierover lees je in ons artikel over AI-beleid opstellen voor het MKB.

Wat kost Microsoft Purview?

Microsoft Purview is volledig inbegrepen in Microsoft 365 E5. Gebruik je Microsoft 365 E3 of Business Premium, dan zijn sommige basisfuncties beschikbaar, maar niet alle onderdelen van de volledige Purview Suite.

De Microsoft Purview Suite is daarnaast los verkrijgbaar voor organisaties die extra functionaliteit nodig hebben zonder direct naar E5 te upgraden. Twijfel je of losse add-ons of een upgrade naar E5 voordeliger is? Lees dan ook ons artikel over Microsoft 365 E3 versus E5.

Waar lopen organisaties in de praktijk tegenaan?

De techniek aanzetten is meestal niet het moeilijkste onderdeel. De echte uitdaging zit in het bepalen van:

• Welke informatie gevoelig is.
• Wie toegang nodig heeft.
• Welke labels logisch zijn voor medewerkers.
• Welke regels werkbaar zijn in de praktijk.

Wij zien regelmatig organisaties met tientallen labels en uitzonderingen waar uiteindelijk niemand meer wijs uit wordt. Vaak werkt een eenvoudige structuur met drie of vier duidelijke classificaties veel beter.

Daarom starten wij niet met technologie, maar met inzicht. Eerst brengen we data, rechten en risico’s in kaart. Daarna ontwerpen we een labelstructuur die past bij de organisatie en rollen we deze gefaseerd uit. Zo krijg je meer controle over je informatie zonder dat medewerkers worden gehinderd in hun dagelijkse werk.

Conclusie

Microsoft Purview is de oplossing binnen Microsoft 365 voor organisaties die controle willen krijgen over hun data.

Het helpt je om gevoelige informatie te classificeren, beschermen, bewaren en monitoren. Tegelijkertijd levert het de basis voor compliance, informatiebeveiliging en verantwoord gebruik van AI.

Voor veel organisaties is Purview daarom niet langer een nice-to-have, maar een belangrijke bouwsteen van de moderne werkplek.