Wat is Microsoft Viva?
Het is duidelijk dat we in 2020 anders zijn gaan werken. Voor covid-19 worstelde veel MKB bedrijven met thuiswerken: Kunnen we met ons huidige ICT thuiswerken? Zijn mijn medewerkers thuis wel productief? Hoe hou ik iedereen betrokken? Waar menig ICT-manager maanden doet over de implementatie van nieuwe technologie slaagde Covid-19 in één week “Digitale transformatie on steroids”.
Vanaf het begin van de corona crisis is technologie een nog belangrijke rol gaan spelen voor het MKB. Middels digitale samenwerk tools zoals Microsoft Teams en Zoom bleven we ondanks de fysieke beperkingen verbonden en productief. Het is dan ook niet verassend dat het aantal Microsoft Teams gebruikers door thuiswerken en thuisonderwijs explosief is gegroeid, 270 miljoen gebruikers maken dagelijks actief gebruik van Microsoft Teams (juni 2023).
Thuiswerken maakt persoonlijk betrokken voelen lastig
Ondanks alle digitale hulpmiddelen blijft het lastig verbonden te blijven en persoonlijke betrokkenheid te creeeren door het thuiswerken. Met name het creëren van de verbinding met nieuwe medewerkers waarbij zonder face to face contact vormt een enorme uitdaging. Microsoft speelt hierop in met de introductie van Microsoft Viva. Een online EXP (Employee Experience Platform) voor de digitale werkplek. EXP is een nieuw bedachte productgroep die andere platformen zoals ERP en CRM moet gaan aanvullen. Microsoft Viva brengt communicatie, kennis en inzichten vanuit jouw organisatie samen. Microsoft Viva is dus eigenlijk een digitaal medewerkers platform gekoppeld aan Microsoft Teams.
Microsoft Viva
Microsoft Viva is een overkoepelend platform van meerdere modules wat gebruikt kan worden binnen Microsoft Teams. Met de introductie start Microsoft met 4 modules: Connections, Insights, Topics en Learnings. Microsoft heeft al aangekondigd dat er meerdere modules gaan volgen. Hieronder beschrijven we alvast de eerste 4 modules en bekijken we hoe Microsoft Viva voor jouw MKB organisatie van toegevoegde waarde kan zijn.
Viva Insights
Door thuiswerken ervaren meer medewerkers een burnout gevoel. Een voordeel van thuiswerken is het verwijden van de reistijd maar woonwerk verkeer geeft ons ook een moment om ondeweg naar huis werk los te laten. Het feit dat de werkomgeving zich bevindt in de privé omgeving helpt ook niet mee om dit los te laten.
Viva Insights helpt medewerkers even alles los te laten en maximaal te profiteren van hun privé tijd. Viva Insights zorgt ervoor dat je in contact blijft met collega’s maar waakt ook over het benutten van de nodige tijd voor pauzes, leren of werk waarbij focus vereist is.
Ook managers profiteren van Viva Insights, managers krijgen via Viva Insights datagedreven inzichten (met bescherming van privacy) en aanbevelingen om de gezondheid en successen van hun teams te bevorderen. Viva Insights waarschuwd managers wanneer een burnout dreigt bij een team. Ook worden aanbevelingen getoond die teams helpen om beter te kunnen focussen. Zoals bijvoorbeeld door het uitschakelen van meldingen, blokkeren van tijd in je agenda en het stellen van dagelijkse prioriteiten zodat medewerkers zichzelf maximaal kunnen focussen.
Viva Topics
Elk bedrijf herkend het wel, processen die te afhankelijk zjin van een bepaalde persoon omdat deze persoon beschikt over bepaalde kennis. Het vinden van de juiste informatie en begrijpen van termen en afkortingen binnen een bedrijf is sowieso een lastige uitdaging.
Binnen Microsoft Viva Topics fungeert als een soort van Wikipedia voor jouw organisatie. Viva Topics leunt op kennis, epertise en documentatie binnen jouw team en gebruikt AI om deze informatie te categoriseren in relevante categorien zoals; producten, projecten, klanten en processen.
Viva Learning
Continu leren is enorm belangrijk voor medewerkers. Een recent onderzoek van Linkedin wees uit dat 94% van de medewerkers langer in bedrijf zou blijven werken wanneer het meer investeert in hun leer en ontwikkelingsproces. Viva Learning helpt organisaties om continu leren een onderdeel te maken van bedrijfscultuur.
Viva Learning is een centrale plek voor leren in Microsoft Teams. Medewerkers krijgen inzicht in leermateriaal en opleidingspaden binnen een organisatie. Naast eigen leermateriaal wordt inhoud gebundeld van LinkedIn Learning en Microsoft Learn.
Viva Connections
Uit onderzoek blijkt dat 60% van de medewerkers door het thuiswerken minder verbonden voelt. Viva Connections gebruik je via Teams en biedt een centraal toegangspunt voor interne communicatie en betrokkenheid van medewerkers. Het startpunt is jouw persoonlijke dashboard waarin je in één oogopslag alle relevante informatie en bedrijfsnieuws kunt lezen. De content kan aangepast worden voor specifieke rollen of personen binnen jouw organisatie.
