Wat kost ICT-beheer uitbesteden nou eigenlijk echt?

Wat kost ICT-beheer uitbesteden nou eigenlijk echt?

ICT-beheer is voor veel organisaties een cruciaal onderdeel van hun dagelijkse bedrijfsvoering. Toch blijft het vaak onduidelijk wat het nu écht kost om ICT-beheer uit te besteden. Is het een kostenpost of juist een investering? En hoe zit het met verborgen kosten? In deze blog leggen we het helder voor je uit.

ICT-beheer: meer dan alleen een prijskaartje
Het uitbesteden van ICT-beheer is veel meer dan alleen een maandelijkse factuur. Goede ICT-dienstverlening biedt een vangnet: je organisatie kan doorgaan als er iets misgaat, medewerkers kunnen veilig werken en je systemen zijn altijd up-to-date. Helaas zien we vaak dat organisaties ICT-beheer nog steeds als een kostenpost zien, terwijl het juist je productiviteit en groei kan ondersteunen.

Welke kosten kun je verwachten?
Bij het uitbesteden van ICT-beheer kom je een aantal kostenposten tegen. De meest voorkomende zijn:

• Maandelijkse servicekosten: een vast bedrag voor monitoring, beheer en ondersteuning.
• Kosten per gebruiker of werkplek: afhankelijk van het aantal gebruikers of apparaten.
• Eenmalige opstartkosten: voor de initiële inrichting en migratie.

Wat bepaalt de prijs?
De uiteindelijke prijs hangt af van de grootte en complexiteit van je organisatie. Hoe meer apparaten, gebruikers en specifieke wensen je hebt, hoe hoger de kosten. Denk bijvoorbeeld aan speciale beveiligingsmaatregelen, koppelingen met andere systemen of extra supporturen.

Wat krijg je voor je geld?
Gelukkig krijg je ook veel terug voor je investering. Zo kun je rekenen op:

• Proactieve monitoring en onderhoud: problemen worden vaak al opgelost voordat je ze zelf merkt.
• Support en helpdesk: een vast aanspreekpunt voor al je ICT-vragen.
• Updates en beveiliging: je systemen zijn altijd voorzien van de laatste patches en updates.

Goedkoop vs. duurkoop
Een veelgemaakte fout is om alleen naar de prijs te kijken. Een goedkope partij kan aantrekkelijk lijken, maar vaak loop je tegen problemen aan zoals trage reacties, onvoldoende expertise of onverwachte extra kosten. Hierdoor kan je organisatie stil komen te liggen — en dat kost pas echt geld.

Kostenposten die je vaak over het hoofd ziet
Naast de vaste kosten zijn er ook kosten die vaak niet direct zichtbaar zijn. Denk aan:

• Downtime door storingen: productiviteitsverlies en ontevreden klanten.
• Licentiekosten: commerciële licenties kunnen flink oplopen.
• Securitymaatregelen: een datalek of ransomware-aanval kan een organisatie duizenden euro’s kosten.

Wat is het alternatief voor uitbesteden?
Sommige organisaties kiezen ervoor om ICT intern te regelen. Dit kan prima werken, maar houd rekening met de kosten van personeel, scholing en specialistische kennis die je zelf moet opbouwen. Vaak is een goede externe partij flexibeler én goedkoper dan een eigen ICT-afdeling.

Hoe BK IT Solutions kosten beheersbaar maakt
Bij BK IT Solutions geloven we in transparante prijzen. We bieden flexibele contracten en denken mee over hoe je kosten kunt beperken zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit. Zo weet je altijd waar je aan toe bent en kom je niet voor verrassingen te staan.

Daarnaast helpen we je om licenties slim te beheren. Dankzij ons systeem kunnen we eenvoudig zien welke licenties niet actief gebruikt worden en adviseren we je hierover bij het verlengen of aanpassen van contracten. Zo betaal je alleen voor wat je echt nodig hebt, en kun je onnodige kosten voorkomen.

Onze tips om ICT-kosten slim te managen

– Combineer vaste en variabele kosten: zo houd je grip op je budget én kun je flexibel bijsturen.
– Evalueer je ICT-omgeving regelmatig: zijn al je systemen nog nodig en up-to-date?
– Kies het juiste servicelevel: niet iedereen heeft dezelfde behoefte aan ondersteuning.