Stoppen met WeTransfer? Dit is waarom en een goed alternatief
Wellicht heb je wat voorbij zien komen over WeTransfer? De afgelopen weken is er flink wat rumoer ontstaan rondom WeTransfer. Klanten vragen ons er regelmatig naar, dus tijd om het even goed uit te leggen. Wat is er aan de hand, wat betekent dit voor jouw organisatie en belangrijker nog wat is een slim alternatief?
Wat is er aan de hand met WeTransfer?
WeTransfer heeft z’n voorwaarden aangepast. In juni stond er ineens dat ze gebruikersbestanden mochten gebruiken om AI-modellen te trainen. Denk aan foto’s, ontwerpen, documenten, alles wat je via hun dienst verstuurt. Dat viel niet lekker bij de eindgebruikers van WeTransfer die uiteraard veel waarde hechten aan privacy en eigendom van data.
Na veel kritiek heeft WeTransfer die AI-taal weer uit de voorwaarden gehaald. Maar de nieuwe versie is nog steeds vaag. Ze mogen bestanden gebruiken om “de dienst te verbeteren”. Wat dat precies betekent, weet niemand. Juristen zijn er niet gerust op en veel gebruikers ook niet.
Hoe ga je hier als organisatie mee om?
Als IT-partner adviseren wij: neem dit serieus. Je wilt niet dat gevoelige klantdata of interne documenten zomaar gebruikt worden voor doeleinden waar je geen controle over hebt. Zeker als je werkt in sectoren waar privacy en compliance belangrijk zijn.
Ons advies? Kijk goed naar welke tools je gebruikt om bestanden te delen. Als je medewerkers nog standaard naar WeTransfer grijpen, is dit hét moment om dat te veranderen. En ja, WeTransfer is nu volop in het nieuws, dus het valt extra op. Maar vergeet niet dat veel andere bedrijven ook jouw data gebruiken om hun product slimmer te maken. Denk bijvoorbeeld aan ChatGPT, die leert van wat jij invoert.
Het gebruik van tools buiten de standaard IT-oplossingen van je organisatie noemen we schaduw IT. Dat klinkt spannend, maar het komt vaker voor dan je denkt. Zorg dat je weet welke tools je medewerkers gebruiken en train ze zodat ze snappen wat de risico’s zijn. Laat ze ook zien hoe ze de tools die wél door de organisatie worden ondersteund op de juiste manier kunnen gebruiken. Als dat goed geregeld is, is er ook geen reden meer om uit te wijken naar alternatieven. Vraag bijvoorbeeld BK IT Solutions om hulp om de digitale vaardigheid van jouw medewerkers te verbeteren met bijvoorbeeld onze Microsoft 365 training.
Wat is een veilig alternatief voor WeTransfer?
Werk je met waardevolle of gevoelige informatie dan is het dus zeker niet verstandig om gratis tools zoals WeTransfer te gebruiken. Gelukkig is er een prima alternatief binnen de Microsoft 365 omgeving. We hebben hier eerder een artikel over geschreven dat nog steeds actueel is: Onedrive bestanden op aanvraag – goed alternatief voor WeTransfer – ICT Bedrijf Capelle aan den IJssel – BK-IT Solutions
Met OneDrive kun je veilig bestanden delen, zonder dat ze ergens buiten je organisatie belanden. Je houdt controle over wie toegang heeft, hoe lang, en je kunt zelfs instellen dat bestanden niet gedownload mogen worden. En het mooiste: je werkt gewoon binnen je vertrouwde Microsoft 365 omgeving.
Pro tip: blokkeer WeTransfer via Microsoft DLP
Wil je het helemaal strak regelen? Dan kun je via Microsoft DLP (Data Loss Prevention) instellen dat medewerkers geen bestanden meer mogen uploaden naar WeTransfer of andere IT-tools die niet door jouw organisatie beheerd worden. Zo voorkom je dat gevoelige data alsnog via een omweg buiten je organisatie komt. Door middel van DLP kun je instellen dat enkel het uploaden wordt geblokkeerd maar downloaden van bestanden nog wel is toegestaan.
Ben je klant van BK IT Solutions en wil je dit ingesteld hebben voor jouw organisatie? Vraagt ons dan om deze Data Loss Prevention policy voor jouw organisatie uit te rollen.
