Corona-proof een werkplek reserveren met Microsoft Bookings
We mogen weer, maar hoe gaan we dat regelen?
Stukje bij beetje gaat de wereld weer open. Een van de vele fijne dingen van deze tijd is dat we af en toe weer op kantoor mogen werken. Maar hoe zorg je er voor dat iedere medewerker een werkplek heeft waar hij of zij veilig kan werken, zonder extra administratie, belletjes en mailtjes? Met Microsoft Bookings regelt de medewerker dat allemaal zelf.
Wat is Microsoft Bookings
Microsoft Bookings is een applicatie van Microsoft die je kunt gebruiken om op een gemakkelijke manier een reserveringspagina te maken. Beschik je over een Office 365 licentie met minimaal Microsoft 365 Standard, en is de gratis licentie “Business Apps Free” ingeschakeld? Dan kan je deze applicatie gebruiken. Voor een stap voor stap uitleg: lees dit artikel in onze FAQ.
Afspraken inplannen zonder onnodige communicatie
Wat deze applicatie zo handig maakt in deze tijd, is dat medewerkers snel een kantoorruimte kunnen reserveren zonder dat het inplannen hiervan extra tijd kost. Medewerkers kunnen gemakkelijk een tijdslot voor een kantoorruimte inplannen of ruimtes reserveren, zonder telefoontjes of mailtjes. Ook kun je direct zien wanneer een tijdslot beschikbaar is. Komt de reservering toch niet goed uit? Dan annuleert of verzet de medewerker gemakkelijk de afspraak. Om te voorkomen dat een reservering op het laatste moment wordt afgezegd, kun je van tevoren instellen tot hoever van tevoren de afspraak gewijzigd mag worden. Zo kunnen alle beschikbare werkplekken weer worden benut.
Corona-proof aan het werk
Om veilig te werken op kantoor kun je aangeven hoeveel tijd er tussen twee afspraken moet zitten. Zo kan de werkplek worden gedesinfecteerd wanneer er meerde mensen op een dag gebruik van willen maken. Op deze manier kan er efficiënt gebruik gemaakt worden van de beschikbare ruimte.
Wil je als leidinggevende een afspraak op kantoor inplannen met een medewerker? Bij planningsbeleid kan je de optie aanklikken die de medewerker de mogelijkheid geeft de afspraak te beheren. Zo kunnen er afspraken worden gemaakt wanneer het jullie beide uitkomt, en voorkom je afzeggingen.
Herinneringsmails
Om er voor te zorgen dat medewerkers hun reservering op kantoor niet vergeten, is er de optie om een herinneringsmail te verzenden. Ook ontvangen ze een uitnodiging voor in hun agenda. Dan verschijnt de tijd en locatie in de agenda van de medewerker. Zo wordt de reservering niet vergeten. Je kunt zelf kiezen hoe vaak er een herinneringsmail gestuurd wordt, en wat de boodschap is. Tip: mensen geven aan meer dan 3 herinneringsmails als vervelend te ervaren. Een bevestigingsbericht vlak na het maken van de reservering, en een herinnering 24 uur van te voren is vaak voldoende.
Slim afspraken maken met Service
Met de optie service kan je specifieke diensten aanbieden om afspraken voor te maken. Op kantoor kan je dit toepassen door bijvoorbeeld voor een vrijdagmiddagborel-service aan te maken. Hier kun je de optie online vergadering aanklikken. Nu wordt er een link naar een Microsoft Teams meeting toegevoegd aan het bevestigingsbericht. Zo kunnen ook de thuiswerkers deelnemen via Teams. Je kunt gemakkelijk een maximaal aantal deelnemers kiezen, zodat er nooit te veel collega’s in een ruimte zullen zijn. Voor specifieke details kun je bij notities aantekeningen maken die de bezoeker niet ziet. Bijvoorbeeld om aan te geven dat er ook alcoholvrije drankjes aanwezig moeten zijn voor de collega die niet drinkt.
Jouw Bookings
Om er voor te zorgen dat de reserveringspagina een onderdeel van je bedrijf is, is er de optie om de kleuren van het programma aan te passen naar de huisstijl van je bedrijf. Ook kan je je eigen logo toevoegen. Je kunt de reserveringspagina opnemen in je website met de HTML code. Zo is het voor de bezoeker direct duidelijk dat ze met jouw bedrijf te maken hebben.
Delen van jouw Bookings pagina
Andere manieren om je Micorsoft Bookingsplanner te delen zijn door de link op te nemen in de handtekening onder je mail. Je kunt ook de link delen via mail of social media.
We zijn dichtbij de eindstreep, maar we moeten nog heel even volhouden. Daarom is het van belang dat we veilig blijven werken op kantoor. Door van tevoren in te plannen wanneer je naar kantoor komt, kan iedereen weer een beetje van meer vrijheid genieten.
Wil je ook aan de slag met Microsoft Bookings, of liever gezegd: wil je dat jouw medewerkers ook aan de slag kunnen met Microsoft Bookings? Neem dan contact met ons op.
