Hoe host ik een succesvolle webinar op Microsoft Teams?
Met een webinar deel je kennis met grote groepen, promoot je jouw organisatie en kun je medewerkers training geven. Maar hoe zorg je ervoor dat jouw webinar niet alleen informatief is, maar ook boeiend voor de kijker? In deze blog geven we je tips over het geven van een goede webinar via Microsoft Teams.
Hoe maak ik een webinar aan?
We hebben stap voor stap in kaart gebracht hoe je een webinar start in Teams in dit artikel. Maar wat is eigenlijk een webinar en hoe verschilt het met een standaard Teams vergadering? Een Teamsvergadering is als een digitale koffiekamer, waar interactie en discussie centraal staan. Het is perfect voor brainstormsessies, projectupdates en teamgesprekken waarbij iedereen input kan geven. Een Teamswebinar is meer een digitale lezingzaal waar een presentator zijn verhaal doet en het publiek luistert.
Webinars zijn ideaal voor het delen van informatie met een groot publiek. Terwijl in reguliere Teamsvergaderingen maximaal 300 personen kunnen deelnemen, kunnen in een webinar maar liefst 1000 mensen meedoen.
Dit maakt een Teams webinar geschikt om informatie te zenden. Er is enige vorm van interactie mogelijk door de V/A chat (vraag en antwoord). Hier kun je een vraag stellen of een stelling delen die deelnemers kunnen liken of waarop ze kunnen reageren. Bij een openbare webinar kunnen deelnemers geen inhoud delen omdat hun audio en video standaard zijn uitgeschakeld. Dit kun je inschakelen als (mede)organisator. Je kunt dit inschakelen voor iedere deelnemer of specifieke deelnemers.
Dit maakt een webinar het meest geschikt voor het delen van kennis of het werven van informatie van een bepaalde doelgroep.
Voor welke doeleinden is een webinar geschikt?
Opleiding en training
Je kunt een webinar inzetten om je werknemers of klanten te introduceren tot een nieuwe manier van werken. Voor bijvoorbeeld klanten die gewend zijn om orders te mailen, maar nu met een systeem via jouw website gaan werken, kan het waardevol zijn om dit via een webinar te demonstreren. Ook voor interne communicatie binnen jouw bedrijf kan een webinar een effectieve tool zijn om informatie te delen. Doordat deelnemers niet kunnen spreken, naast de chat, zorg je voor een effectieve meeting zonder afleiding.
Productintroductie en -demonstratie
Wanneer je een nieuw product ontwerpt, kun je eenvoudig feedback over dat product verkrijgen van jouw doelgroep. Door een poll in te zetten en specifieke vragen te stellen, kun je waardevolle informatie verzamelen. Door het grote aantal deelnemers dat je kunt uitnodigen voor de webinar, kun je veel informatie verzamelen en gebruiken bij de verdere ontwikkeling van jouw nieuwe product.
Bedrijfspresentatie naar externe stakeholders
Wanneer je met nieuwe partners wilt samenwerken, is het belangrijk om je bedrijf en plannen helder te communiceren. Een webinar is daarvoor super handig. Het bereikt moeiteloos stakeholders op verschillende locaties, wat geweldig is als ze verspreid zijn. Webinars moedigen interactie aan met Q&A en polls, waardoor stakeholders direct vragen kunnen stellen en feedback kunnen geven. Dit vergroot de betrokkenheid, versterkt relaties en maakt efficiënt informatie delen mogelijk zonder fysiek bij elkaar te komen. De opnamefunctie maakt het archiveren en delen van de presentatie makkelijk, waardoor je bedrijf wordt gezien als modern, toegankelijk en klaar voor innovatieve samenwerkingen.
Rollen webinar
Wanneer je een webinar host, zijn er verschillende rollen die vervuld moeten worden. Zo is er de presentator, de producer, een eventuele co-host en natuurlijk de deelnemers.
De presentator is het gezicht van de Teams-webinar. Een presentator deelt zijn of haar expertise met het publiek en houdt de interactie gaande door vragen voor de chat op te brengen. Ook heeft de presentator de controle over de presentatiemodus en kan het scherm delen. Een presentator is het gezicht van de webinar en dus de organisator.
Aan de andere kant zit de producent, de onzichtbare regisseur die achter de schermen de touwtjes in handen heeft. De producent is verantwoordelijk voor de technische aspecten van het webinar. Hij of zij zorgt ervoor dat de camera’s op het juiste moment schakelen wanneer je met meerdere camera’s werkt, dat de microfoons goed zijn ingesteld en dat eventuele technische haperingen snel worden opgelost. De producent is de dirigent van een vloeiend digitaal webinar.
Hoe zet ik een webinar op?
Je verhaal
Het begint met het duidelijk definiëren van het doel van je webinar. Is het educatief, gericht op verkoop, of ter bevordering van je merk? Heb duidelijk voor ogen wat je wil delen, maar ook wat je doelgroep al weet over het onderwerp. Op basis hiervan plan je jouw webinar. Het werken met een script of draaiboek helpt om structuur aan je verhaal te geven en een overzicht te bieden van alle punten die je wil bespreken.
Promotie
Nu je weet wat je tegen wie wil zeggen, is het belangrijk dat je doelgroep de webinar weet te vinden. Voor personen die al bekend zijn binnen jouw organisatie, zoals klanten of medewerkers, kun je de webinar inplannen en hen uitnodigen via Teams. Wanneer je werkt met een doelgroep waar je nog niet mee bekend bent, is goede promotie noodzakelijk. Gebruik sociale media, e-mailmarketing en je website om je webinar te promoten. Zo weten geïnteresseerden waar ze moeten zijn.
Registratieformulier
Met een registratieformulier kun je vragen stellen om waardevolle informatie te verzamelen. Het registratieformulier is een manier om informatie over (potentiële) deelnemers te winnen. Dit is vooral waardevol wanneer je feedback van je doelgroep wil verzamelen of je doelgroep in kaart wil brengen. Hier kun je bijvoorbeeld vragen naar waar ze wonen, wat hun leeftijd is en of ze al bekend zijn met jouw bedrijf. Na afloop van de webinar krijg je een duidelijk inzicht in welke personen er in jouw digitale webinarzaal zaten.
Test
Net zoals technologie soms faalt op het moment dat je het het meeste nodig hebt, is het verstandig een testronde te houden om problemen op de dag van je webinar te voorkomen. Maak jezelf vertrouwd met de online omgeving en nodig een testdeelnemer uit om een idee te krijgen van wat de bezoeker van jouw webinar ziet. Een goede voorbereiding is het halve werk!
Tip!
Plan 5 tot 10 minuten aankomsttijd in. Zo kan iedereen online aanschuiven en hoeven ze niks te missen van jouw webinar. De ervaring leert dat omdat mensen naar een webinar kunnen kijken vanuit hun eigen huis, ze soms vergeten dat ze iets voor aanvang moeten beginnen met het vinden van de link.
Bied Follow-up materiaal
Na de webinar, voorzie deelnemers van follow-upmateriaal zoals presentatieslides en een opname van de webinar. Zo kunnen mensen specifieke onderdelen in hun eigen tijd nog eens raadplegen. Zeker wanneer je jouw deelnemers iets wil leren, is het waardevol om de informatie te herhalen.
Evalueer
Na afloop van je webinar, evalueer de resultaten. Bekijk het aantal deelnemers, betrokkenheid en feedback. Gebruik deze informatie om je volgende webinar te verbeteren. Succesvolle webinars vergen voortdurende inspanning. Experimenteer met verschillende formats, inhoud en promotiestrategieën om je webinars steeds effectiever te maken.
Ook een teams webinar geven?
In dit artikel lees je stap voor stap hoe je een webinar in Teams kunt opzetten. Heb je vragen over Teams of heb je hulp nodig bij het inrichten van jouw eerste webinar? Neem gerust contact met ons op.
