Out of office instellen in Outlook: zo zet je het aan en dit laat je weg

Vrijdagmiddag, de koffer staat in de gang, en dan schiet het je te binnen: je afwezigheidsbericht staat nog niet aan. In Outlook regel je dat in twee minuten. Klik rechtsboven op het tandwiel, kies Accounts en daarna Automatische antwoorden, zet de schakelaar aan en vul je periode en je tekst in. Werk je nog in de klassieke Outlook, dan zit het onder Bestand. Hieronder staan de stappen per versie, wat er in je bericht hoort, wat je er beter uit laat, en wat je als werkgever regelt als een collega plotseling uitvalt.

Welke Outlook heb je eigenlijk?

Zie je rechtsboven een schakelaar “Nieuwe Outlook” en ontbreekt het menu Bestand? Dan werk je in de nieuwe Outlook. Staat er linksboven wel Bestand, dan heb je de klassieke versie. Beide komen voor en dat blijft nog even zo: Microsoft ondersteunt de klassieke Outlook tot minimaal 2029 en schakelt zakelijke accounts pas vanaf maart 2027 standaard over naar de nieuwe. In een apart stuk zetten we op een rij wat er verandert in de nieuwe Outlook.

Automatische antwoorden werken met een Microsoft 365- of Exchange-account, en dat is vrijwel elk zakelijk account. Gebruik je een privé Gmail- of IMAP-account in Outlook, dan bestaat deze knop niet. Die afwezigheidsmelding stel je in bij de mailprovider zelf.

Zo zet je het aan

• Nieuwe Outlook voor Windows: tandwiel Instellingen rechtsboven > Accounts > Automatische antwoorden > schakelaar aan.
• Klassieke Outlook: Bestand > Automatische antwoorden > Automatische antwoorden verzenden.
• Outlook op het web (outlook.office.com): tandwiel rechtsboven > Account > Automatische antwoorden > schakelaar aan > Opslaan.
• Outlook-app op je telefoon: tik op je profielfoto linksboven > tandwiel linksonder > kies je account > Automatische antwoorden > schakelaar aan, bericht typen en opslaan met het vinkje.

Vink in dat scherm “Alleen tijdens een periode” aan en vul een begin- en einddatum in. Dan stopt het bericht vanzelf op de dag dat je terug bent en hoef je er maandagochtend niet aan te denken. In hetzelfde scherm staan twee tekstvakken: één voor collega’s binnen je organisatie en één voor iedereen daarbuiten, met de keuze tussen “Iedereen buiten mijn organisatie” en “Alleen mijn contacten”. In de nieuwe Outlook en op het web kun je ook je agenda voor die periode blokkeren, nieuwe uitnodigingen automatisch weigeren en bestaande afspraken afzeggen. De klassieke Outlook heeft die vinkjes niet.

Al in het vliegtuig en vergeten? Via de app op je telefoon regel je het alsnog. De instelling staat op je account, niet op je computer, dus de tekst die je daar typt geldt meteen overal.

Werk je met Teams? Dan kun je je afwezigheid ook daar plannen: profielfoto > Statusbericht instellen > Afwezigheid plannen. Teams en Outlook delen deze instelling, dus je hoeft het maar op één plek te doen. Je collega’s zien dan “Afwezig” naast je naam.

Wanneer zet je het aan?

Onze vuistregel: ben je langer dan één werkdag niet bij je mail, zet dan je afwezigheidsbericht aan. Vakantie, ziekte, een cursusdag, een week vol klantbezoeken. Een halve dag naar de tandarts hoeft niet. Een klant die drie dagen op antwoord wacht zonder te weten waarom, belt de volgende keer je concurrent.

Wat zet je in je bericht?

Een goed afwezigheidsbericht bevat drie dingen:

• Tot wanneer je weg bent.
• Wanneer de afzender antwoord kan verwachten. Dat is vaak later dan de dag dat je terug bent.
• Wie de afzender kan bellen of mailen als het niet kan wachten.

Meer hoeft er niet in. Korter is beter.

Wat laat je weg?

De reden. Voor je collega’s is “ik ben met vakantie” prima. Naar buiten toe vertel je een onbekende dat jij drie weken niet meekijkt, wie je vervanger is en soms zelfs dat je in het buitenland zit. Dat is precies de informatie waar CEO-fraude op drijft, en het verklaart waarom criminelen juist in de vakantie toeslaan. Denk aan een mail “namens de directeur” aan de administratie met een spoedbetaling, verstuurd in de week dat zijn afwezigheidsbericht aan iedereen vertelde dat hij ver weg was. Zorg dat iedereen op de administratie weet wat je doet als je een verdachte mail krijgt.

Gebruik daarom de scheiding die Outlook al heeft. Binnen je organisatie mag je bericht details bevatten. Naar buiten houd je het kort, zonder reden en zonder bestemming. Verwijs extern liever naar een algemeen adres zoals administratie@ of servicedesk@ dan naar de privémobiel van een collega.

Twee voorbeelden die je kunt kopiëren

Naar buiten:

“Bedankt voor je bericht. Ik ben afwezig tot maandag 3 augustus en lees mijn mail in die periode niet. Voor facturen en vragen over betalingen kun je terecht bij administratie@bedrijf.nl of 0XX-XXXXXXX. Andere vragen beantwoord ik in de week van 3 augustus.”

Voor collega’s:

“Ik ben met vakantie tot 3 augustus en lees geen mail en geen Teams. Inkoopfacturen en betalingen: Sandra. Vragen over de maandafsluiting: Peter. Alles wat tot 3 augustus kan wachten, laat je gewoon staan.”

Wat regel je als werkgever?

Dit hoeft geen ticket te zijn. Iedere medewerker zet dit zelf in twee minuten aan, het kost niets extra en het zit in de Microsoft 365-licentie die je al hebt. In drie situaties moet je wel iets regelen.

Een collega valt plotseling uit. Dan zet een beheerder het bericht voor hem aan in het Microsoft 365-beheercentrum, via Gebruikers > Actieve gebruikers > de persoon > E-mail > Automatische antwoorden. Doen wij het beheer bij jullie, dan is dat één telefoontje naar de servicedesk, die zit in onze pakketten voor Managed IT.

Een collega vertrekt. Zet een afwezigheidsbericht op die mailbox met de nieuwe contactpersoon, zodat relaties die niemand persoonlijk heeft ingelicht toch weten bij wie ze moeten zijn. Zet de mailbox daarna om naar een gedeelde mailbox: dan vervalt de licentie en kan een collega de mail blijven lezen. Spreek af hoe lang je die mailbox laat bestaan. Wij adviseren meestal drie tot zes maanden. Het afwezigheidsbericht is maar één onderdeel van wat er moet gebeuren als iemand uit dienst gaat.

Gedeelde postvakken zoals info@ of servicedesk@. Daar zet je geen afwezigheidsbericht op, maar zorg je dat een collega het postvak overneemt. Een automatisch antwoord van info@ dat meldt dat iemand op vakantie is, helpt niemand.

Wil je één standaardtekst voor het hele bedrijf? Zet de voorbeelden hierboven in je huisstijl en in het personeelshandboek. Een beheerder kan de tekst per mailbox instellen, maar een centrale regel die hem voor iedereen afdwingt bestaat niet. Een vaste tekst die iedereen kopieert werkt in de praktijk beter dan zes varianten in het wild.

Checklist voor je de deur uitgaat

• Afwezigheidsbericht aan, met einddatum.
• Twee teksten: details voor collega’s, kort en zonder reden naar buiten.
• Status in Teams op Afwezig (gaat vanzelf mee als je het in Outlook hebt gezet).
• Dagen in je agenda als Afwezig geblokkeerd, zodat niemand je inplant.
• Zakelijke pushmeldingen op je telefoon uit, anders lees je toch.
• Moet je onderweg toch even inloggen, dan is je account beveiligd met inloggen met een tweede stap.

Loop je ergens vast, of wil je dat wij dit regelen voor een zieke of vertrokken collega? Bel de servicedesk, dat is zo gedaan.