Out of office instellen in Outlook
Outlook heeft een optie waarbij je kunt instellen dat je er niet bent. Handig toch? Maar wat moet er eigenlijk in zo’n afwezigheidsbericht staan? Kun je zelf kiezen wat je erin zet? In dit artikel lees je hoe je een out of office bericht in Outlook inschakelt. Als bonus geven we je ook een aantal voorbeelden van out of office berichten.
Wanneer stel je een out of office bericht in?
Je kunt een out of office bericht instellen wanneer je afwezig bent en niet in staat bent om e-mails te beantwoorden. Dit kan het geval zijn als je op vakantie gaat, ziek bent, de stad uit bent voor een evenement, of als je tijdelijk niet beschikbaar bent om persoonlijke redenen. Als je verwacht dat je afwezigheid langer dan een dag zal duren, is het vooral belangrijk om een out of office bericht in te stellen. Afhankelijk van in welke branche jij werkzaam bent, is de regel je een out of office bericht instelt wanneer je tussen de 24 en 48 uur niet kunt reageren.
Ook wanneer je uit dienst bent getreden kan het handig zijn om een out of office bericht in te stellen. Zo informeer je personen die je niet hebt kunnen inlichten over je vertrek. Lees hier hoe je een out of office bericht instelt op de desktopversie en op de webversie. Al op vakantie en vergeten je out of office in te stellen? Hier lees je hoe je deze instelt op de app op je telefoon.
Wat moet er in een out of office bericht staan?
Een goed out of office bericht bevat de volgende informatie:
- De periode waarin je afwezig bent,
- De reden van je afwezigheid, hier hoef je niet in te veel detail te treden wanneer het om een persoonlijke kwestie gaat,
- Wanneer de afzender een antwoord kan verwachten,
- Contactgegevens van een collega die kan helpen bij dringende zaken.
In outlook kun je verschillende berichten instellen voor personen binnen en buiten jouw organisatie. Zo kun je er voor kiezen een ander contactpersoon achter te laten voor personen binnen jouw organisatie, dan voor personen buiten.
Waarom is een out of office bericht nuttig?
Een out of office bericht is niet alleen beleefd en professioneel, maar het kan ook de communicatie verbeteren tussen jou en je klanten, collega’s en zakelijke partners. Door te laten weten dat je afwezig bent en wanneer ze een antwoord kunnen verwachten, kunnen mensen hun verwachtingen bijstellen en weten ze waar ze aan toe zijn. Dit voorkomt frustratie, miscommunicatie en kan zelfs de klanttevredenheid verhogen.
Voorbeelden
Is je creativiteit al op vakantie? Dan hebben wij een aantal voorbeelden voor je geschreven.
- Beste lezer, bedankt voor je e-mail. Ik ben momenteel niet op kantoor en zal geen toegang hebben tot mijn e-mails tot [datum]. Ik zal zo snel mogelijk antwoorden zodra ik terug ben. Bedankt voor je geduld!
- Geachte lezer, bedankt voor uw bericht. Vanwege mijn afwezigheid ben ik niet in staat te reageren op uw mail. [datum] ben ik weer aanwezig en zal u een reactie van mij ontvangen. Voor urgente zaken vraag ik u contact op te nemen met [collega, contactgegevens]. Bij voorbaat dank.
- Hallo daar! Bedankt voor je bericht. Ik ben momenteel afwezig tot [datum] en heb geen toegang tot mijn e-mails. Als je dringend hulp nodig hebt, neem dan contact op met [naam en e-mailadres van collega]. Anders zal ik zo snel mogelijk reageren zodra ik terug ben. Bedankt!
- Hey, hoe gaat het? Ik ben momenteel op vakantie en zal geen toegang hebben tot mijn e-mails tot [datum]. Als je iets belangrijks hebt om met me te bespreken, neem dan contact op met [naam en e-mailadres van collega]. Anders zal ik je bericht beantwoorden zodra ik terug ben. Tot dan!
- Hoi! Bedankt voor je e-mail. Ik ben momenteel afwezig vanwege persoonlijke redenen en zal geen toegang hebben tot mijn e-mails tot [datum]. Als het dringend is, neem dan contact op met [naam en e-mailadres van collega]. Ik reageer zo spoedig mogelijk zodra ik terug ben. Bedankt voor je begrip!
- Goedendag, bedankt voor je bericht. Ik ben momenteel afwezig vanwege een conferentie en zal geen toegang hebben tot mijn e-mails tot [datum]. Als je dringend iets nodig hebt, neem dan contact op met [naam en e-mailadres van collega]. Anders zal ik zo snel mogelijk antwoorden zodra ik terug ben. Bedankt en tot snel.
Het instellen van een out of office bericht is een belangrijk onderdeel van zakelijke etiquette. Door een duidelijk bericht te versturen naar de afzender, weten ze waar ze aan toe zijn en kunnen ze hun verwachtingen bijstellen. Het is ook nuttig voor het verbeteren van de communicatie en kan zelfs de klanttevredenheid verhogen. Door de stappen in dit artikel te volgen, kun je een out of office bericht instellen. En met de tips uit dit artikel zorg je ook nog eens dat je out of office bericht professioneel en informatief is.
